مساعد اداري

Scale Army

نظرة عامة على الدور

سيقوم مساعد الإدارة بدعم العمليات الإدارية اليومية، بما في ذلك تنظيم البريد الإلكتروني، وإدارة التقويم، وجدولة الاجتماعات، وإعداد التقارير. يعتبر الدور أساسيًا لضمان سلاسة الأنشطة اليومية، والحفاظ على التنظيم، وتمكين أعضاء الفريق من البقاء مركزين وفعالين.

المسؤوليات الرئيسية

إدارة البريد الإلكتروني

• مراجعة، ووسم، وتنظيم صندوق البريد كل صباح.

• ضمان تصنيف البريد الإلكتروني الجديد وتنظيمه بشكل مناسب.

• تمييز الرسائل العاجلة وإبراز العناصر التي تتطلب متابعة.

إدارة التقويم والجدولة

• مراقبة التقويم لحل تضارب المواعيد.

• تحديد الاجتماعات المتداخلة أو المتضاربة وتعديلها حسب الحاجة.

• جدولة وتنسيق الاجتماعات مع الأطراف الداخلية والخارجية.

• إرسال الدعوات، ومشاركة الأجندات، وتحديث الأحداث عند حدوث تغييرات.

دعم الفريق

• تقديم الدعم عبر Slack من خلال الرد على الاستفسارات بسرعة.

• إعادة توجيه المشكلات إلى الشخص المناسب والمتابعة لضمان الحل.

التقارير

• إعداد وإرسال تقارير البريد الإلكتروني الشهرية التي تلخص المعلومات الرئيسية والقياسات.

• ضمان أن تكون التقارير واضحة، وموجزة، ومقدمة في الأوقات المتفق عليها.

التنسيق الإداري

• دعم المهام العامة للمكتب مثل إدخال البيانات، وإدارة الوثائق، وتنظيم الملفات.

• إدارة المهام الإدارية بشكل استباقي لتعزيز سير العمل وإنتاجية الفريق.

المؤهلات

الخبرة

• 1+ سنوات من الخبرة في دور إداري أو مساعد.

• إجادة استخدام مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) و Google Workspace (Docs، Sheets، Calendar).

• إلمام بـ Slack.

المهارات

• مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل.

• مهارات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي.

• قدرة فعالة على إدارة الوقت وحل المشكلات.

• القدرة على تعدد المهام، والعمل بشكل مستقل، وإدارة الأولويات المتغيرة.

• مهارات بين شخصية قوية والقدرة على التعاون عبر الأقسام.

• شخصية نشطة للغاية، وتركز على التفاصيل، وموثوق بها.

كيف يبدو النجاح

• إدارة البريد الإلكتروني والتقويم بكفاءة، مما يضمن التواصل في الوقت المناسب والتخطيط بدون تضارب.

• جدولة الاجتماعات بسلاسة مع تنسيق دقيق للفعاليات.

• تواصل سريع وفعال عبر Slack والمتابعة.

• إعداد وتوزيع تقارير شهرية دقيقة وفي الوقت المناسب.