الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

ملخص الوظيفة والهدف

توفير المساعدة الإدارية والسكرتارية لوظيفة إدارة المعسكر مع ضمان الحفاظ على الوثائق والسجلات المناسبة للعمل المنجز في الوظيفة.

المسؤوليات

المسؤوليات الرئيسية:

المساعدة في تنفيذ القوانين واللوائح المتعلقة بإقامة الموظفين حتى يتم الوفاء بجميع المتطلبات الإجرائية / التشريعية ذات الصلة أثناء تقديم خدمة ذات جودة وفعالية من حيث التكلفة للموظفين والعملاء.
استلام تفاصيل وصول الموظفين الجدد من القسم المعني وترتيب الاستقبال والتوجيه وإصدار المستلزمات وإيوائهم حسب الحاجة.
تحديث سجلات النظام والتنسيق مع الحسابات / الموارد البشرية والأقسام الأخرى بشأن الأمور المتعلقة بإقامة الموظفين. إنشاء وصيانة مستندات وسجلات متنوعة حسب الحاجة في نظام SAP وأنظمة الملفات الأخرى.
صياغة وإصدار المذكرات والدوائر حسب الحاجة للوحات الإعلانات والأقسام والمقاولين.
تقديم الدعم الإداري لرئيس المعسكر، وضابط الإقامة، والموظفين الكبار الآخرين في الوظيفة.
الحفاظ على تنظيم جميع الوثائق المعالجة في القسم (سجلات النظام واليدوية حسب الحاجة).
الحفاظ على لوازم المكتب ومراقبة الاستخدام.
التنسيق مع الأقسام الأخرى بشأن الأمور الإدارية أو النقل أو حسب توجيهات المشرفين.
أداء واجب كمسؤول وثائق للوثائق الفنية مثل العروض، والمواصفات، والفواتير، إلخ. المحتفظ بها من قبل الأقسام وجعل السجلات متاحة بسهولة أثناء التدقيقات الداخلية والخارجية.
أعمال إدخال البيانات (MR، الإيصالات، وتعديل المخزون) المتعلقة بنظام SAP / إدارة المخزون.
الامتثال لجميع سياسات وإجراءات وأنظمة إدارة السلامة والجودة والبيئة ذات الصلة لضمان بيئة عمل صحية وآمنة.
أداء مهام سكرتارية وأعمال مكتبية أخرى أو تكليفات كما هو موجه.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المؤهلات:

خريج في أي تخصص.
معرفة بنظام SAP وبرامج المكتب.

الخبرة:

حد أدنى من 4 سنوات من الخبرة.
الخبرة المكتبية والإدارية في بيئة تجارية أو مؤسسية كبيرة. ستكون الخبرة في إدارة الضيافة مرغوبة.

مساعد إداري - مسكن Qatar Shipyard Technology Solutions