مسؤول إداري مساعد

Client of United Nation careers

المعني:

• ينسق الإجراءات والعمليات والخطوات المطلوبة لدعم إدارة الموارد البشرية والوحدة الإدارية، بما في ذلك إدارة الموظفين، سجلات الموظفين، تفاصيل التوظيف وسجلات الحضور؛ معالجة الطلبات للتوظيف ودفع رواتب الموظفين اليوميين؛ يتعاون مع مكتب / قسم الموارد البشرية في عمليات التوظيف، بما في ذلك صياغة أوصاف الوظائف، بدء إعلان الوظائف الشاغرة، وتنسيق المقابلات؛ يضمن الامتثال لسياسات وإجراءات الموارد البشرية؛ يسهل عمليات التوظيف والانفصال لأعضاء الفريق.
• يدير ميزانية العمليات المكتبية وتقديرات ميزانية المشاريع المعينة؛ يراقب النفقات ويسيطر على المعاملات المالية وفقًا للتخصيصات الميزانية؛ يتعامل مع المدفوعات النقدية، يحافظ على سجلات دقيقة، ويعيد تمويل الأموال عند الحاجة؛ يعد التقارير المالية ويتواصل مع موظفي المالية لضمان دقة وكمال السجلات المالية؛ يستعد ويعد ردود على طلبات التدقيق.
• يدير أنشطة الشراء، بما في ذلك المناقصات، والعروض، وأوامر الشراء؛ يحتفظ بسجلات المخزون ويضمن توفير المستلزمات اللازمة؛ يعمل كأمين لكل معدات تكنولوجيا المعلومات والأثاث؛ ينسق الصيانة والإصلاحات؛ يشرف على العمليات اللوجستية لضمان كفاءة عمل القسم؛ يتعاون مع ضابط الممتلكات لاستطلاع والتخلص من الأصول القديمة؛ إذا كان ذلك مناسبًا، يجري تفتيشات منتظمة للمرافق المادية، والمباني، ومناطق التخزين عبر مكاتب / مرافق مختلفة، مع ضمان الامتثال لمعايير السلامة، وتحديد احتياجات الصيانة، وتوصية بالإجراءات التصحيحية حسب الحاجة.
• يجمع ويحلل البيانات الإحصائية المتعلقة بأنشطة القسم؛ يبدأ ويستجيب للمراسلات الإدارية؛ يعد تقارير تشغيلية منتظمة وفترات؛ ينظم الاجتماعات، وورش العمل، وغيرها من الفعاليات حسب الحاجة.
• يدير ويشرف على فريق من مساعدي الخدمات الإدارية والعامة، ويقدم التوجيه، ويعين المهام، ويضمن إكمال المسؤوليات المكتبية / departmental بكفاءة؛ تشمل المسؤوليات قيادة الفريق، وإدارة المهام، والتدريب والتطوير، وضمان الجودة، وتحسين سير العمل، والتواصل والتنسيق، وحل المشكلات، وإدارة الأداء.
• إذا كان ذلك مناسبًا، ينشئ جداول الحراسة ويشرف على تنفيذها لضمان سلامة ممتلكات الوكالة.
• يقوم بأداء مهام أخرى قد يعينها المشرف.

الكفاءات

القيم الأساسية للأمم المتحدة من النزاهة، الاحترافية واحترام التنوع، والكفاءات الأساسية من التواصل، والعمل مع الناس والدافع لتحقيق النتائج تنطبق بشكل افتراضي. الوظائف: i. التخطيط والتنظيم ii. تطبيق الخبرة الفنية iii. التعامل مع الضغط والنكسات iv. القيادة والإشراف v. الإقناع والتأثير للحصول على إرشادات حول كيفية التحضير للمقابلات المبنية على الكفاءات: https://hr.un.org/page/prepare-competency-based-interview/

التعليم

درجة جامعية أولى من مؤسسة تعليمية معتمدة في إدارة الأعمال، المالية، المشتريات أو مجال ذي صلة.

خبرة العمل

مطلوب خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في العمل الإداري، والموارد البشرية و / أو إدارة المكتب.