مدير المكتب الخلفي - العمليات SeQure Technologies

1. إدارة المكتب الخلفي

• الدعم التشغيلي: الإشراف على العمليات الداخلية، إدارة قواعد البيانات، وضمان الأرشفة وحفظ السجلات بشكل صحيح.

• إدارة المخزون: مراقبة المستلزمات المكتبية وضمان إعادة الطلب في الوقت المناسب.

• الإدارة المالية: التعامل مع الفواتير، الفوترة، وإدارة الميزانية. وظائف المحاسبة الأساسية بالتعاون مع المالية فيما يتعلق بالمدفوعات والمستحقات.

• الامتثال: ضمان الالتزام بسياسات الشركة واللوائح ذات الصلة.

• علاقات العملاء والمتابعات: التفاعل مع العملاء لمتابعة الفواتير المستحقة، وضمان المدفوعات في الوقت المناسب. معالجة مخاوف العملاء عبر البريد الإلكتروني والهاتف، بما في ذلك الاستفسارات حول المنتجات والخدمات والحلول.

• جدولة تحصيل الشيكات: التنسيق مع العملاء لجدولة تحصيل الشيكات وضمان المعالجة في الوقت المناسب.

2. إدارة المكتب

• بيئة المكتب: ضمان مساحة عمل نظيفة ومنظمة ومنتجة لجميع الموظفين.

• إدارة المرافق: التنسيق مع إدارة المبنى للصيانة والخدمات (التنظيف، الإصلاحات، إلخ).

• الصحة والسلامة: ضمان الالتزام ببروتوكولات السلامة وتنفيذ تقييمات المخاطر حسب الحاجة.

• إدارة الجدول الزمني: الإشراف على جدولة الاجتماعات والفعاليات والمواعيد للإدارة والموظفين.

• إدارة العقود: ضمان أن جميع عقود الشركة محدثة ومتوافقة مع اللوائح، بما في ذلك رخصة التجارة، مذكرة التفاهم، والوثائق القانونية الأخرى.

• تتبع الوثائق: الاحتفاظ بسجلات تجديد العقود، والمواعيد النهائية، والتعديلات اللازمة.

• تتبع الأصول والتوزيع: الاحتفاظ بسجلات مفصلة عن أصول الشركة، بما في ذلك السيارات المملوكة للشركة والمعدات المعينة للموظفين (الحواسيب المحمولة، الهواتف، إلخ)، وضمان أن الموظفين يتلقون الوثائق والمعدات اللازمة.

• الصيانة والتدقيق: الإشراف على الصيانة المنتظمة وتحديثات سيارات ومعدات الشركة.

3. مساعدة الموارد البشرية:

· توظيف الموظفين وإنهاء خدماتهم: التعاون مع الموارد البشرية والمسؤولين لإجراءات التوظيف، وضمان أن الموظفين لديهم الوثائق والمعدات اللازمة.

• دعم الرواتب: التحقق من الحضور والمساعدة في معالجة الرواتب.

• رفاهية الموظفين: التنسيق مع الموارد البشرية لتنفيذ أنشطة مشاركة الموظفين وبرامج الصحة.