مراقب الوثائق المالية DUNCAN AND ROSS MANAGEMENT CONSULTANCIES

وصف الوظيفة:

إدارة نظام التحكم في المستندات

• إنشاء وصيانة نظام مركزي للتحكم في المستندات لجميع توثيقات المشروع.
• تطوير وتنفيذ وتحسين إجراءات التحكم في المستندات وسير العمل بشكل مستمر.

إدارة المستندات

• استلام وتسجيل وتتبع وتوزيع المستندات الواردة والصادرة للمشروع إلى المعنيين.
• ضمان التحكم الصحيح في إصدارات المستندات، وأسماء الملفات، ودقة البيانات الوصفية.

تنظيم وتخزين

• تنظيم وتصنيف المستندات بطريقة منهجية ويمكن الوصول إليها.
• إنشاء وصيانة أنظمة تخزين إلكترونية وورقية تضمن الاسترجاع السهل والتخزين على المدى الطويل.

ضمان الجودة

• إجراء فحوصات جودة منتظمة لضمان دقة المستندات واكتمالها وامتثالها.
• التنسيق مع فرق المشروع لحل التباينات أو الأخطاء في المستندات.

التحكم في الوصول

• إدارة أذونات الوصول وضمان أن الأشخاص المصرح لهم فقط يمكنهم استرداد أو تعديل المستندات.
• مراقبة المستندات وتاريخ الوصول والحفاظ على معايير الأمان والسرية.

التعاون مع فرق المشروع

• التعاون مع مديري المشاريع والمهندسين والمعنيين لفهم متطلبات المستندات.
• تسهيل التواصل الفعال وتدفق المستندات بين الفرق الداخلية والأطراف الخارجية.

استرجاع المستندات والدعم

• ضمان استرجاع المستندات في الوقت المناسب لفرق المشروع أو التدقيق أو المراجعات الخارجية.
• الحفاظ على عملية استرجاع المستندات فعالة وقابلة للتتبع.

التدريب ودعم المستخدمين

• تقديم تدريب لأعضاء الفريق حول أنظمة التحكم في المستندات والعمليات وأفضل الممارسات.
• تقديم الدعم المستمر للمسائل المتعلقة بالمستندات واستخدام النظام.