الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الوصف العام للدور والمسؤوليات:

معرفة عملية قوية بنظام إدارة الوثائق ACONEX، بما في ذلك سير العمل.
الحفاظ على التحكم في جميع الوثائق الفنية بما في ذلك المواصفات، IFC ورسومات المتاجر، وثائق الموردين، أوراق الحساب، وتعليمات التعديل، سواء إلكترونياً أو مادياً.
إنشاء وإدارة ومراقبة عملية طلب المعلومات RFI على Aconex.
الحفاظ على تطبيق بروتوكول الترقيم القياسي للرسائل والفواتير والوثائق؛ تطوير وإدارة نظام ملفات إلكتروني لضمان الوصول، تتبع، استرجاع، وإدارة الوثائق بشكل صحيح.
توليد تقارير التحكم في الوثائق المختلفة حسب الحاجة.
إعداد وإدارة إرساليات لجميع التقديمات.
الرجوع المتبادل لجميع علامات المشروع على الرسومات والوثائق لضمان التناسق والدقة.
إدارة جميع الوثائق ضمن أدوات MS (وثائق، بريد إلكتروني، سير العمل).
ضمان إنشاء جميع الوثائق ومراجعتها وتوقيعها وتخزينها ونسخ احتياطي لها بدقة.
المساعدة في مهام تخزين الوثائق، بما في ذلك المسح الضوئي، النسخ، الأرشفة (مادي/إلكتروني)، التنظيم، وضمان سلامة وأمان السجلات.
دمج جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع في الخادم واسترجاعها حسب الحاجة من قبل فريق المشروع.
تنفيذ والحفاظ على نظام أرشفة منسق؛ ضمان تحديث جميع الأرشفة والامتثال لإجراءات ISO (إذا كان ذلك مناسبًا).
التحكم في، تتبع، وإصدار الوثائق الكاملة للمشروع.
التنسيق مع فرق PMC، إدارة المشروع للعميل / التحكم في المشروع، والاستشاريين الفرعيين بخصوص وثائق المشروع وسير العمل المعلقة.
العمل كنقطة الاتصال الرئيسية لجميع وثائق المشروع.
إدارة الوثائق المستلمة لأغراض الأرشفة وتحديد مراجع سلسلة البحث بوضوح (أنظمة الترقيم) للحفاظ على التوحيد القياسي.
الحفاظ على سرية صارمة حول الوثائق الحساسة.
تقديم الدعم الإداري حسب الحاجة من قبل الفريق المؤسسي / المشروع.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

المؤهلات والخبرة والمعرفة والمهارات:

حد أدنى 5 سنوات من خبرة التحكم في الوثائق
خبرة مثبتة مع Aconex في مشاريع البناء الكبيرة أمر أساسي.
العمل كمدير مشروع لبرنامج التحكم في الوثائق (Aconex)
معرفة متعمقة بأنظمة وإجراءات التحكم في الوثائق.
ملف شخصي متكامل، مريح في العمل مع أعضاء فريق متنوعين.
فعال في بناء علاقات عمل جيدة داخل فريق المشروع ومع أصحاب المصلحة في المشروع.
مهام أخرى حسب الطلب من وقت لآخر
معرفة بالبرمجيات مثل AutoCAD وRevit وShare point وMS Office وAdobe CS5.

مراقب الوثائق المالية INNOVATION DIRECT EMPLOYMENT SERVICES L.L.C