مراقب الوثائق المالية

Tawteen

وصف الوظيفة:

نحن نبحث عن مراقب وثائق للانضمام إلى فريقنا في الدقم. سيكون المرشح الناجح مسؤولًا عن إدارة وتنظيم وصيانة جميع وثائق المشروع والمكتب بما يتماشى مع معايير الشركة ومتطلبات العملاء. هذه الوظيفة ضرورية لضمان توفر سجلات دقيقة ومحدثة للأغراض التشغيلية والفنية والامتثال.

المسؤوليات الرئيسية:

• إدارة والتحكم في جميع الوثائق الواردة والصادرة، بما في ذلك المراسلات، والوثائق الفنية، والرسومات، والعقود، والتقارير.
• ضمان التصنيف السليم والفهرسة واسترجاع السجلات في كل من الصيغ المادية والإلكترونية.
• الحفاظ على نظام إدارة الوثائق (DMS) لضمان الدقة، وسهولة الوصول، وسرية، ونزاهة البيانات الحساسة، وأمان السجلات.
• توزيع النسخ الخاضعة للرقابة من الوثائق على الأقسام والأفراد المناسبين.
• تتبع حالة الوثائق من خلال السجلات والسجلات لضمان المراجعات والتصديقات والتقديمات في الوقت المناسب.
• ضمان إزالة الوثائق القديمة من التداول وحفظها وفقًا للإجراءات.
• المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية ووثائق المشروع حسب الحاجة من قبل الإدارة.
• دعم التدقيقات والتفتيشات من خلال تقديم الوثائق الدقيقة عند الطلب.
• التنسيق مع الأقسام الداخلية وذوي المصلحة الخارجيين لضمان تدفق الوثائق بشكل صحيح.
• تعزيز الامتثال لمعايير الشركة والمساهمة في تحسين عمليات إدارة الوثائق.