الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

المسؤوليات:

عمليات الفعاليات وإدارة المشاريع

المساعدة في إعداد اللوجستيات والتنفيذ على الأرض لفعاليات الأنشطة

توفير الدعم في الموقع أثناء تسجيل الوصول، انتقال الجلسات، وحل المشكلات

ضمان أن البيئة الفيزيائية مرحبة، ومميزة بالعلامة التجارية، ومرتبة جيدًا

تحديد وتوثيق الفجوات التشغيلية لتحسين تنفيذ الفعاليات المستقبلية

المساعدة في أي تنسيق أو حل مشكلات في اللحظة الأخيرة

تنسيق الموردين واللوجستيات

أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية لجميع الموردين الخارجيين ومقدمي اللوجستيات.

التنسيق مباشرة مع وكالات العلامات التجارية، وشركات التموين، ومقدمي الخدمات الآخرين

الرد على وإدارة جميع استفسارات وطلبات الموردين المتعلقة باللوجستيات

تتبع تسليمات الموردين، والجداول الزمنية، وحل المشكلات لضمان تنفيذ سلس

ضمان أن جميع اتصالات الموردين موثقة جيدًا وتتماشى مع متطلبات الفعالية

التنسيق والتعاون الداخلي

دعم التوافق عبر الوظائف لضمان تنفيذ سلس للفعاليات واللوجستيات.

التعاون مع الفرق المعنية (مثل: التسويق، القبول، المرافق) للتأكد من تلبية متطلبات اللوجستيات

المشاركة في اجتماعات التخطيط وتقييمات ما بعد الفعالية لالتقاط الدروس المستفادة

مشاركة وثائق اللوجستيات المحدثة والجداول الزمنية مع الأطراف المعنية الداخلية حسب الحاجة

المهارات المطلوبة

مهارات تواصل بين الأشخاص قوية وخبرة في دعم مشاركة المرشحين/الطلاب أو العملاء.

قدرات ممتازة في التواصل وحل المشكلات.

القدرة على إدارة المهام السريعة والاستجابة بفعالية للقضايا في الوقت الحقيقي.

اهتمام كبير بالتفاصيل وحرص في التعامل مع المعلومات الحساسة.

التوفر للعمل في الموقع خلال عطلات نهاية الأسبوع للفعاليات.

إجادة أدوات مثل Google Workspace (Sheets، Calendar، Docs) ومنصات المراسلة (مثل: WhatsApp).

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

منسق الفعاليات INNOVATION DIRECT EMPLOYMENT SERVICES L.L.C