موظف مشروع بدوام جزئي

Hivos

المسؤوليات الرئيسية

• دعم التنسيق اليومي وتسليم أنشطة المشروع، وضمان تنفيذ خطط العمل وفقًا للجدول الزمني وفي توافق مع أهداف البرنامج.
• المساهمة بنشاط في التخطيط والتصميم وجدولة الأنشطة، بما في ذلك الفعاليات، والتدريبات، وإنتاج الدراسات، بالتعاون مع مدير المشروع والشركاء المنفذين.
• المساعدة في إعداد ملخصات الأنشطة، وشروط المرجعية، وملاحظات المفاهيم، وضمان اكتمال الوثائق وتوافقها مع متطلبات المانحين.
• مراقبة تقدم تنفيذ الأنشطة تحت ثلاثة مكونات المشروع (الدعم القانوني والمالي؛ الدعم النفسي والاجتماعي؛ المناصرة والتعلم) وتصعيد أي تأخيرات أو مشكلات إلى مدير المشروع.
• الحفاظ على نظرة عامة على التقويم العام للمشروع والمواعيد النهائية القادمة، وضمان تنسيق فعال مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

2. دعم الشركاء والتواصل

• أن تكون حلقة الوصل الرئيسية للتواصل اليومي مع الشركاء المحليين، وضمان المتابعة الواضحة للمهام، والمخرجات، والمسؤوليات المشتركة.
• دعم تنظيم اجتماعات تنسيق الشركاء المنتظمة، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وصياغة محاضر الاجتماعات، وتتبع نقاط العمل.
• مراجعة مخرجات الشركاء، بما في ذلك التقارير السردية والمالية، وتقديم ملاحظات أولية قبل تقديمها إلى مدير المشروع.
• دعم إعداد وتعديل عقود الشركاء وجداول الصرف بالتعاون مع فرق المالية والعمليات.
• تقديم إرشادات فنية وإدارية للشركاء تتعلق بالامتثال لمؤسسة Hivos والجهات المانحة، وإبلاغ مدير المشروع بأي ثغرات في القدرات.

3. المتابعة والتقييم والتعلم (MEL)

• دعم تنفيذ إطار عمل MEL، بما في ذلك تتبع المؤشرات، والأهداف، والمعالم.
• المساعدة في جمع والتحقق وتنظيم بيانات المشروع من الشركاء والمستفيدين لإبلاغ تقارير المانحين والتعلم الداخلي.
• المساهمة في تطوير أدوات، واستطلاعات، أو قوالب لجمع البيانات أو التقييم الذاتي للشركاء حيثما كان ذلك مناسبًا.
• المشاركة في توثيق الدروس المستفادة والممارسات الجيدة والمساهمة في جلسات التأمل الدورية مع موظفي المشروع والشركاء.
• دعم إعداد تقارير المتابعة ولوحات المعلومات بالتنسيق مع نقطة الاتصال الإقليمية لمؤشر MEL.

4. اللوجستيات والمشتريات والإدارة

• تنسيق جميع الترتيبات اللوجستية لورش العمل، والتدريبات، والمائدة المستديرة، وفعاليات المناصرة، بما في ذلك حجز الأماكن، والتواصل مع المشاركين، وترتيبات السفر.
• دعم عمليات الشراء للسلع والخدمات وفقًا لإرشادات الشراء الخاصة بمؤسسة Hivos والجهات المانحة.
• ضمان تقديم الوثائق الإدارية (العقود، والفواتير، وقوائم الحضور، إلخ) بشكل دقيق وفي الوقت المناسب في أنظمة الملفات الداخلية والمشتركة.
• التواصل مع فريق المالية والإدارة لتتبع النفقات، ومعالجة المدفوعات، وإدارة النفقات الصغيرة عند الاقتضاء.
• المساعدة في إعداد التدقيق عن طريق تنظيم الوثائق المطلوبة والاستجابة لطلبات المعلومات.

5. الدعم في التواصل والرؤية والمناصرة

• دعم صياغة المنتجات الاتصالية مثل محتوى وسائل التواصل الاجتماعي، وتحديثات الأنشطة، وقصص النجاح، والسرد القصير الذي يعرض تأثير المشروع.
• المساعدة في إعداد العروض التقديمية وحزم المعلومات لفعاليات المانحين والمناصرة.
• المساهمة في نشر المخرجات الرئيسية لأصحاب المصلحة المعنيين، بما في ذلك شبكات أصحاب المصلحة المحليين والوكالات المانحة.
• التنسيق مع نقطة الاتصال الخاصة بالتواصل لضمان تطبيق إرشادات العلامة التجارية والرسائل والرؤية الخاصة بالمشروع بشكل متسق عبر جميع المخرجات.
• دعم تنظيم وتوثيق الأحداث التعليمية والمناصرة المتوقعة في إطار المشروع.