مساعد شراء SC 6

WFP

لتوفير التنسيق والخدمات الإدارية والبحث لدعم خدمات الشراء الفعالة والفعالة.

وحدة الشراء في دبي هي مكتب خارج مقر WFP قسم سلسلة التوريد، وحدة الشراء. تدير فريق الشراء في دبي الفئات التي تكون في الغالب عناصر غير غذائية. ستكون هذه الوظيفة تحت فريق التعاقد الذي يدير المناقصات والأنشطة المتعلقة بالتعاقد.

المسؤوليات الرئيسية (ليست شاملة ولا مستنفذة):

1. تقديم التنسيق التشغيلي والخدمات الإدارية، لدعم مشاريع وأنشطة الشراء، وفقًا للعمليات القياسية والمساهمة في الشراء الفعال للسلع والخدمات.

2. بالتعاون مع فريق إدارة علاقات الموردين وضابط الفئة، تحديد والتوصية بالموردين المحتملين، وتجميع البيانات/المستندات (بما في ذلك محاضر الاجتماعات) لدعم اختيار الموردين، مع التأكد من اتباع العمليات القياسية.

3. مراجعة وتسجيل وتحديد أولويات طلبات الشراء، وتقديم الدعم للمطلوبين، من أجل دعم شراء السلع والخدمات المناسبة، بأقل تكلفة لـ WFP.

4. المساهمة في المفاوضات مع الموردين الجدد بشأن شروط وأحكام الطلبات، جنبًا إلى جنب مع ضابط كبير، من أجل الحصول على أفضل الشروط وأقل التكاليف لـ WFP.

5. إعداد أوامر الشراء والعقود وأي مستندات داعمة للموافقة من قبل المعنيين المناسبين، والموافقة على المشتريات ضمن السلطة المفوضة، لتمكين الشراء السريع للسلع والخدمات.

6. حل المشكلات المتعلقة بالسلع الموردة، باستخدام المبادرة، والتواصل مع جميع الأطراف واتباع العمليات القياسية، لضمان الحل في الوقت المناسب والدقيق للمشكلات.

7. البحث وجمع وتحليل البيانات من أجل إنتاج تقارير لتمكين اتخاذ القرارات المستنيرة من قبل ضباط الشراء، وتناسق المعلومات المقدمة للمعنيين.

8. إدارة التحديثات وتطوير قواعد البيانات والسجلات، لضمان دقة المعلومات وتنظيمها وتوفرها للآخرين للوصول إليها، ودعم متطلبات التقارير.

9. الحفاظ على العلاقات مع الزملاء الداخليين، لدعم توافق أنشطة الشراء مع البرامج الأوسع وضمان نهج متماسك لتلبية احتياجات المساعدة الغذائية.

10. الإشراف على عمل موظفي الدعم، وتقديم النصائح والتوجيه العملي، لضمان تحقيق أهداف الأفراد والفريق وفقًا للمعايير والمواعيد النهائية المتفق عليها.

11. اتباع ممارسات الاستعداد للطوارئ القياسية لدعم WFP للرد السريع ونشر الغذاء والموارد اللازمة للمناطق المتأثرة عند بداية الأزمة.

12. واجبات أخرى مرتبطة كما عُينت من قبل المشرف.

متطلبات الوظيفة الأخرى (تفاصيل تحددها إدارة التوظيف):

1. تجميع البيانات ذات الصلة وإجراء تحليلات عميقة لتوليد تقارير مفيدة، وتحديد مجالات التحسين والتسريع والتحسين.

2. إنشاء لوحات معلومات وتقارير مفصلة لتسهيل على المعنيين وأعضاء الفريق تصور مقاييس الأداء، وتحديد مجالات التحسين.