مساعد مشروع البنية التحتية/المعدات

International Organization for Migration

المسؤوليات:

• المساعدة في تنفيذ ومراقبة أنشطة المشروع، مع التركيز الخاص على أنشطة البنية التحتية وشراء المعدات.
• استرجاع وتجميع وتلخيص وتحليل وتقديم المعلومات/البيانات حول مواضيع المشروع المحددة.
• مراقبة الميزانية؛ التحقق من توفر الأموال؛ الحصول على الموافقة اللازمة وتحديث المعلومات المتعلقة بالميزانية.
• العمل كنقطة اتصال للتنسيق الإداري لتنفيذ المشروع، بما في ذلك التواصل المكثف مع وحدات تنظيمية متنوعة (خاصة المشتريات والمالية) والأطراف الخارجية (خاصة مقدمي الخدمات الخارجيين) لبدء الطلبات، والحصول على التصاريح اللازمة، ومعالجة ومتابعة الإجراءات الإدارية، وما إلى ذلك.
• إعداد تقارير الحالة، مع تحديد النقص في التسليم، وإبلاغ المشرف واقتراح إجراءات تصحيحية.
• إعداد المراسلات حول مسائل المشروع؛ إعداد وتحديث التقارير، وملاحظات الإحاطة، والرسوم البيانية، والجداول الإحصائية، والعروض التقديمية وأشكال أخرى من الوثائق.
• الرد على الطلبات والاستفسارات المعقدة للمعلومات؛ إعداد وصيانة الملفات/السجلات؛ وتنظيم الاجتماعات وورش العمل؛
• المشاركة في الاجتماعات والمؤتمرات؛ المساعدة في تنسيق أنشطة التنفيذ مع السلطات المحلية، والشركاء، ووكالات الأمم المتحدة، والمنظمات الحكومية وغير الحكومية، والمتبرعين وغيرهم من أصحاب المصلحة ذوي الصلة بالمشروع.
• المساعدة في مراقبة عمل الشركاء المنفذين وإبلاغ المشرف عن أي عدم امتثال.
• أداء واجبات أخرى ذات صلة كما هو موكل.