الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

1. إدارة وصيانة مكتبة وثائق البرامج لضمان الدقة والتنظيم وسهولة الوصول.

2. تنسيق جميع أنشطة التحكم في الوثائق، بما في ذلك توزيع وتدقيق الوثائق الخاضعة للرقابة، وصيانة الدلائل الإلكترونية، وتتبع وتقرير تقدم الوثائق، والأرشفة الصحيحة.

3. التعاون مع مديري البرامج والموظفين لإعداد الوثائق في الوقت المناسب وبشكل متسق، بما يتماشى مع سياسات الشركة وتوجيهاتها.

4. مراجعة وتدقيق وتحرير الوثائق لضمان اتساق الشكل والامتثال لمعايير الشركة.

5. تقديم الدعم للعقود والعروض لجميع المشاريع، بما في ذلك إعداد والتحكم في المراسلات الدولية والحكومية.

6. الالتزام وتعزيز الامتثال لإجراءات وسياسات الشركة.

7. تنفيذ وفرض بروتوكولات الأمان عند التعامل مع الوثائق الداخلية والخارجية الحساسة أو السرية.

8. إدارة والتحكم في سجلات الموظفين للزوار والقيادة العليا للمنظمة حسب الحاجة لتمريرات القاعدة أو الزيارات المستقبلية.

9. دفع التحسين المستمر لسياسات وإجراءات وعمليات التحكم في الوثائق.

10. دعم طلبات الوثائق من الأقسام والمشاركة بنشاط في التدقيقات المؤسسية، والفعاليات، واجتماعات مجلس الإدارة، وأنشطة العناية الواجبة، وضمان إصدار الوثائق وفقًا لتوجيهات الرئيس التنفيذي.

11. إنشاء وصيانة سجلات دقيقة لمعلومات الاتصال الخاصة بالشركة.

12. إدارة الطلبات لتسجيل الشركات الجديدة وتجديد التسجيلات الحالية.

13. تقديم الدعم لعمليات ومبادرات ضمان الجودة.

14. التعامل مع المراسلات الداخلية والخارجية للشركة بمهنية ودقة.

15. حضور الاجتماعات حسب الحاجة وإعداد محاضر الاجتماعات في الوقت المناسب.

16. أداء جميع المهام الأخرى كما هو موكل أو موجه من قبل مديري البرامج، والمديرين، والرئيس التنفيذي.

المسؤول عن المشروع GAL

الأشخاص الذين يبحثون على وظائف Project Officer الوظائف التي تم البحث عنها