مساعد إداري أقدم

Client of United Nation careers

المسؤوليات

• يؤدي مجموعة كاملة من وظائف إدارة المكتب والدعم الإداري يوفر المساعدة المباشرة، حسب الطلب من المشرف للموظفين ضمن القسم؛ يراقب جدول المشرف وينظم الاجتماعات والمواعيد؛ يقوم بفرز الزوار والمكالمات الهاتفية;
• يؤدي مجموعة كاملة من وظائف إدارة المكتب ودعم إداري شامل يوفر المساعدة المباشرة، للرئيس؛ يراقب جدول المشرف وينظم الاجتماعات والمواعيد؛ ويجلب الانتباه إلى المواعيد النهائية القادمة؛ يعد وثائق السفر ويتابع ترتيبات السفر للقسم؛ يكتب ويعد المراسلات الرسمية الروتينية والردود؛ يعمل كحلقة وصل بين الأقسام المختلفة، لضمان التواصل والتنسيق الفعال؛ يحضر وينسق اجتماعات الموظفين، يحجز المعدات وغرف المؤتمرات للعروض والاجتماعات ويقدم الدعم للجنة، وفرق العمل الخاصة، وغيرها من الأنشطة على مستوى القسم.
• يراقب ويدير المتطلبات السنوية والقصيرة الأجل لمستلزمات المكتب، يعالج المدفوعات للموردين والموردين؛ يدير طلبات الشراء، يتابع عمليات الشراء؛ ينسق التحضيرات اللوجستية للورش، المؤتمرات، والفعاليات؛ يعمل كعضو في لجنة فتح العطاءات عند الحاجة.
• يجري أبحاث روتينية؛ يجمع ويجمع المعلومات، يتصل بالمنظمات، الأقسام، و/أو الوحدات للحصول على المعلومات أو تنسيق الأنشطة حسب الحاجة؛ يتحقق، يحلل ويجمع تقارير إحصائية متنوعة تم استلامها.
• يساعد في إدارة الميزانية باستخدام نظام ERP، والحفاظ على سجلات دقيقة، ومراقبة النفقات.
• يتحقق من الفواتير مقابل الشروط والأحكام المحددة، لضمان الدقة والامتثال؛ يضمن أهلية المستفيدين للخدمات وينسق إدخال البيانات في الوقت المناسب.
• يساعد في تنسيق مسائل الموارد البشرية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، التعيينات الجديدة، الانفصالات، والوقت الإضافي.
• أداء مهام أخرى كما عينها المشرف.

الكفاءات

القيم الأساسية للأمم المتحدة من النزاهة، الاحتراف، واحترام التنوع، والكفاءات الأساسية من التواصل، والعمل مع الناس والدافع نحو النتائج تنطبق افتراضياً. -تطبيق الخبرة الفنية -العلاقات والشبكات. -التخطيط والتنظيم -التعامل مع الضغط والنكسات