الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

ملخص الوظيفة

مدير التحكم في الوثائق الأول يشرف على فريق يحافظ على تنظيم الوثائق إما لمشروع أو قسم أو للمنظمة بأكملها. إنشاء والحفاظ على نظام إدارة التكوين قادر على تلبية المتطلبات التنظيمية والجودة ومتطلبات الشركة للوثائق، بما في ذلك مراقبة الوثائق المتحركة داخل وخارج المنظمة للتحقق من المعالجة الصحيحة. إجراء تدقيقات دورية أو مراجعات عشوائية لقسم التحكم في الوثائق لمجموعة وظيفية؛ وتقديم تدريب على التحكم في الوثائق لطلب التعاون والتعاون من المجموعات الوظيفية. ملتزم بالحفاظ على السرية وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.

مسؤوليات الوظيفة 1

تعزيز، إعداد وتنفيذ قسم ونظام التحكم في الوثائق، مما يجعله مناسبًا لاحتياجات الشركة ومن خلال دورة حياة المشاريع.

التواصل مباشرة مع العميل / الاستشاري لتحديد متطلبات التحكم في الوثائق وإظهار نفس الشيء من خلال العرض التقديمي، قبل التنفيذ.

قيادة التدريب وتحسين / تطوير الموظفين لفريق التحكم في الوثائق بهدف زيادة الكفاءة والكفاءة والاحتفاظ.

الحفاظ على وإدارة ميزانية قسم التحكم في الوثائق لتوظيف الموظفين والمعدات.

إعداد والتحكم في الميزانية والأهداف العامة للقسم / المشاريع مع التخطيط الاستراتيجي لتحقيق الأهداف من خلال تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية لكل فرد من أفراد قسم التحكم في الوثائق

إنشاء وتنفيذ والحفاظ على نظام إدارة الوثائق بما يتوافق مع المتطلبات التنظيمية والجودة ومتطلبات الأطراف الداخلية والخارجية على المستوى المؤسسي والأساسي للمشروع من خلال تحديد الصيغ القياسية،

تدفقات الموافقة والمراجعة، تحديد النظام، مصفوفة التوزيع، قابلية التتبع، استرجاع سياسات الأرشفة.

التواصل مباشرة مع العميل / الاستشاري لوضع توقعات واضحة للوثائق الخاصة بإدارة المشروع والتسليم، وإنشاء إطار عمل إجرائي وإظهار نفس الشيء من خلال العرض التقديمي، قبل التنفيذ.

التعرف على القضايا، تقديم المشورة والتشاور مع القيادة وفريق المشروع بشأن الأمور التي تؤثر على سجلات المشاريع،

توفير واجهة لدعم تكنولوجيا المعلومات لمشكلات التحكم في الوثائق، والتي تشمل تحسينات العمليات للبرامج الحالية، وتطوير التوصيات للأجهزة الجديدة و/أو البرمجيات التي قد تفيد بيئة التحكم في الوثائق. بشكل عام، التعرف على الاتجاهات والتوصية بأفضل الممارسات.

ضمان توفير أعضاء فريق المشروع التدريب والدعم الكافيين لتمكينهم من استخدام الإجراءات والأنظمة المستخدمة من قبل البرنامج بنجاح. إجراء تدقيقات عشوائية بشكل استباقي ومراجعات عشوائية لفرق المشاريع لتسهيل فهمهم وتعزيز امتثالهم لإجراءات التحكم في الوثائق

دعم التدقيقات (داخلية، خارجية، طرف ثالث) من أجل التحقق من متطلبات التنظيم والجودة قد

التحقق من تسليمات المشروع المقدمة من الاستشاري / المقاول من حيث صحتها.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

معرفة الوظيفة & المهارات

معرفة في معايير توثيق ISO

معرفة في استخدام جداول البيانات، قاعدة البيانات، معالجة الكلمات والبرمجيات المحددة حسب الوظيفة.

معرفة متعمقة بمبادئ وإجراءات إدارة السجلات بما في ذلك حفظ السجلات

ومبادئ وممارسات الأرشفة

معرفة/فهم عميق لمتطلبات تنظيمية تحكم التحكم في الوثائق مفضل

مستوى عالٍ من الكفاءة في استخدام مجموعة من برمجيات Microsoft Office

معرفة ERP ويفضل أن تكون مهارات SAP الوظيفية شرطًا للنجاح في هذا الدور

خبرة العمل

حد أدنى 8 سنوات من خبرة العمل، 5 سنوات من الخبرة ذات الصلة، 2 سنة (سنوات) في دول مجلس التعاون الخليجي تعتبر ميزة

التعليم

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة

مدير مراقبة مستندات أقدم UCC Baladna