موظف سلسلة توريد

Syrian American Medical Society Foundation

المهام والمسؤوليات الرئيسية:

• إدارة الموردين المتعاقدين من حيث الجودة ووقت التسليم وقيمة المال، إلخ.
• إجراء مسوحات سوقية منتظمة في فئات الشراء الرئيسية لضمان أن SAMS تحصل على أفضل قيمة مقابل المال.
• المسؤول عن فحوصات العناية الواجبة (مراجع الموردين وزيارات المواقع والبيانات التاريخية والامتثال لمكافحة الإرهاب) للموردين المتعاقدين.
• قيادة أنشطة الشراء لجميع برامج الأردن.
• إعداد طلبات العروض وإدارة عمليات العقود/المناقصات.
• المشاركة الفعالة في إعداد خطط الشراء لجميع المنح والتأكد من اتباعها.
• التعرف على مختلف لوائح المانحين والتأكد من الامتثال للوائح الداخلية والخارجية.
• اقتراح حلول وتوصيات مختلفة للشراء المتكرر تؤدي إلى تقليل التكاليف.
• الإشراف على وتوجيه الموظفين المباشرين، بما في ذلك التواصل بوضوح حول التوقعات.
• ضمان أن قسم الشراء يحافظ على علاقات تعاونية مع الإدارات الأخرى ويتفاعل معها بشكل إيجابي.
• تطوير وصيانة حزمة توجيه فعالة وضمان توجيه الأعضاء الجدد بشكل مناسب حول سياسات وإجراءات الشراء وSOPs في الوقت المناسب.
• مراقبة سجلات الشراء لضمان أن كل طلب شراء موثق بالكامل وبوضوح وفقًا لسياسة SAMS.
• إعداد تقرير شهري عن الشراء مع تقرير النفقات المتوقعة.
• إجراء جميع المشتريات (الأدوية، المستهلكات، المعدات الطبية، الأصول والقرطاسية، إلخ.) وجميع الأشياء المطلوبة لمكاتب SAMS في الأردن
• تطوير مستندات الشراء مثل طلبات الاقتباسات (RFQ) وطلبات المناقصات (RFT) وتحليل العروض (BA) والمستندات التعاقدية مثل العقود وأوامر الشراء (PO) وأوامر الإطلاق (RO) والاتفاقيات طويلة الأجل (LTA).
• الإشراف على قسم المستودعات (استلام، توصيل، فرز، تتبع المخزون وتوزيع السلع)
• متابعة عملية الخدمات (إدارة الأسطول، الصيانة، إلخ).
• الحفاظ على أصول SAMS، بما في ذلك تسجيل الأصول والتخلص من الأصول والإبلاغ عن أي حركة للأصول أو فقدان أو تلف
• التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لدعم إدارة سلسلة التوريد والمساهمة في تقديم الخدمة الفعالة.
• تنظيم جلسات تدريبية للشراء للجنة الشراء/المناقصات لموظفي سلسلة التوريد وغير موظفي سلسلة التوريد.
• الإشراف على عمل الموظفين، وتقديم النصائح والإرشادات العملية، لضمان تحقيق الأهداف الفردية والفريق وفقًا للمعايير والمواعيد النهائية المتفق عليها لجميع المساعدات.
• تتبع جميع عقود الإيجار والاتفاقيات.
• تحديث وترقية تنسيقات SAMS عند الحاجة.
• تسهيل وتنظيم بعثات SAMS الطبية والإنسانية في الأردن لمساعدة وعلاج اللاجئين والأردنيين المحتاجين.
• إجراء زيارات ميدانية للمرافق حسب الحاجة.