مدير خدمات الدعم (أربيل، بغداد)

Terre des hommes foundation

مؤسسة Terre des hommes تساعد الأطفال في جميع أنحاء العالم (Tdh)، هي المؤسسة السويسرية الرائدة في مساعدة الأطفال، ومقرها في لوزان، ومسجلة في العراق برقم PHONE_NUMBER. تهدف Tdh إلى إحداث تأثير إيجابي على حياة الأطفال في حوالي 40 دولة حول العالم، من خلال برامجها الشاملة في الصحة، والوصول إلى العدالة، والهجرة، وحماية الطفل.
بدأت Tdh عملياتها في العراق في ديسمبر 2014، استجابة لاحتياجات الأطفال والشباب الذين تتراوح أعمارهم بين 9-22 عامًا، المتأثرين بأزمة داعش - المدفوعة من قبل 2PHONE_NUMBER تعمل عبر 12 منطقة ضمن 5 محافظات (الأنبار، كركوك، نينوى، بغداد وصلاح الدين)، مقدمة المساعدة الطارئة في حماية الطفل، العدالة الجنائية، التعليم والمياه والصرف الصحي.
على المدى الطويل، ومن خلال استراتيجيتها القطرية متعددة السنوات 2PHONE_NUMBER ورؤيتها طويلة الأمد لبرنامج البلد، تخطط Tdh لتعزيز وتوسيع التدخلات بسبب الاحتياجات المستمرة المفرطة للأطفال والشباب والعائلات من خلال نهج NEXUS، استجابة للاحتياجات الإنسانية المطولة مع المساهمة في تحقيق حلول دائمة لأكثر الفئات عرضة للخطر والمهددة في قطاعات حماية الطفل، التعليم، المياه والصرف الصحي، والوصول إلى العدالة للأطفال والشباب والنساء.
إدارة الأداء & ذكاء البرنامج
قيادة القطاعات المختلفة دعمًا للأنشطة، أداء المراقبة والتحليل الاستباقي لتسهيل اتخاذ القرارات الاستراتيجية وأنشطة التحسين المستمرة، كما يلي:
• دعم تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والتخطيط للعمل لتحقيق الأهداف.
• فهم المحركات الرئيسية / السيناريوهات التي تؤثر على الأداء.
• تحليل تأثير استراتيجيات التمويل المختلفة على البرامج.
• مراقبة وأداء مستوى عالٍ من السيطرة والتحليل لإبلاغ وضمان الاستباقية في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• الاستجابة لطلبات المعلومات من فريق إدارة البلد، الوحدات التشغيلية، المكتب الرئيسي، الشركاء، وكذلك أن تكون نقطة الاتصال الرئيسية للمعلومات المتعلقة بدعم البرنامج.
إدارة مالية
• قيادة الإدارة المالية لـ TDH وشركائها في المشاريع المشتركة.
• قيادة التخطيط المالي السنوي والدوري، الميزانية، التنبؤ وعمليات التقارير لضمان الكفاءة والامتثال لجميع المعايير التنظيمية للإدارة والمساءلة.
• قيادة إدارة الميزانية:
• على أساس شهري، مراجعة ميزانيات المشاريع ومتابعة وتنبؤ مع أصحاب الميزانية؛ ثم تجميع في FMT، ومشاركة مع CD (و SMT) تحليل المخاطر المالية، ثم مشاركتها، مصحوبة باقتراح تدابير تصحيحية إذا لزم الأمر، مع المدير القطري.
• خلال التحضير السنوي للميزانيات السنوية، القدرة على دعم ولكن أيضًا تحدي الفرق المالية والتشغيلية في تمارين الميزانية، لإجراء تحليل شامل ومفصل للمخاطر المالية ثم اقتراح تدابير تصحيحية إذا لزم الأمر.
• مراقبة المنح وضمان الامتثال لجميع متطلبات تقارير المانحين، بما في ذلك الاقتراحات، الميزانيات وتقارير المانحين بالتنسيق مع المانحين ومنظمات الشركاء.
• تقديم المشورة المالية الاستراتيجية للمدير القطري وفريق الإدارة، لضمان المعلومات المالية الدقيقة وفي الوقت المناسب (تحليل مالي دقيق ومنتظم، تغطية التكاليف، الفروقات، مؤشرات الأداء الرئيسية/
• تقديم الدعم المباشر لمديري البرامج و/أو أصحاب الميزانية في جميع مسائل المالية بشكل خاص إعداد الميزانية، المراقبة، السيطرة والتقارير مع مراعاة ضمان تلبية المعايير المالية الجيدة.
• تصميم وتأثير اعتماد فريق المالية في TDH وشركائها للأدوات لأغراض معلومات الإدارة والتقارير.
• تحمل نظرة استراتيجية على أنظمة الإدارة المالية عبر جميع البرامج/المشاريع، مع ملاحظة تغير الظروف الخارجية والداخلية في الظروف المالية والاقتصادية.
• إدارة والتحقق من إغلاقات المحاسبة الشهرية، نصف السنوية والسنوية، مع إعطاء اهتمام خاص لـ SAGA.
• مراقبة ممارسات الشركاء المالية والتقارير، وضع خطة لبناء القدرات/الدعم، عند الحاجة، يكون مسؤولاً عن إجراء تدقيق موقعي مع فريقه.
• العمل كإمضاء وفد في الحسابات البنكية المالية مع المدير القطري. تنسيق والتحقق من التدقيق السنوي/الإلزامي، تدقيقات المانحين والعمل كنقطة الاتصال الرئيسية للمراجعين.
إدارة الموارد البشرية/الإدارة
• الإشراف على موظف الإدارة المسؤول عن العمل كحلقة وصل في بغداد وإدارة الموارد البشرية.
• الإشراف وضمان تنفيذ مهام إدارة الموارد البشرية وخطة العمل في الوقت المناسب ودون أخطاء (الرواتب، متابعة الإجازات، الضمان الاجتماعي، الأرشفة، عملية التوظيف عند الحاجة).
• صياغة سياسات الموارد البشرية من حيث الإرشادات، الإجراءات، والأدوات المتعلقة بالإدارة (مثل تنظيم الموظفين الداخلي، التوظيف، التأمين الصحي، الجوانب التأديبية، خطة التدريب ومتابعة الموظفين).
• يجب عليه/عليها التأكد من اتباع خطة الموارد البشرية
• ضمان توفير إدارة شؤون الموظفين لفريق TDH من خلال تقييم دوري، عرض التنمية (التدريبات، إلخ) بما يتماشى مع الموارد المتاحة واستراتيجية CO و RO.
• بالتعاون مع المدير القطري، يضمن/تضمن إدارة قضايا TDH مع المؤسسات الحكومية مثل تصريح الضمان الاجتماعي، تقرير DNGO المالي لعام 2018 وضريبة الدخل الشخصي (PIT).
• سيعمل/ستعمل في شبكة مع منسقي الموارد البشرية الآخرين من المنظمات غير الحكومية الدولية، والمنظمات غير الحكومية الوطنية، والمنظمات الدولية ليكونوا على اتصال وعلى دراية بالتغيرات، القرارات والتحديات التي تواجه مجتمع المنظمات غير الحكومية الدولية.
• التأكد من تقييم/تدقيق الشركاء TDH، وتنفيذ خطة دعم تتماشى مع مجالات التحسين المحددة وإجراء تدقيقات عند الحاجة.
• التأكد من الوصول إلى الميدان لفريق TDH، من خلال ضمان أن تكون رسائل الوصول (NOC)، POA، تأشيرات، موافقات الأنشطة والخدمات، إلخ. جميعها محدثة ومتجددة في الوقت المناسب
• الإشراف على اللوجستيات
• الإشراف من خلال موظف اللوجستيات، على إدارة اللوجستيات لقاعدتي TDH وشركائها التشغيلية.
• ضمان أن يكون التخطيط اللوجستي عمليًا ومطبقًا، مثل دورة الشراء وخطة الشراء.
• ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات اللوجستيات لـ TDH والمانحين.
• تحديد وتنفيذ ومتابعة إدارة لوجستية مرنة ولكن فعالة لشركاء TDH.
• تدقيق/تقييم، اقتراح دعم مخصص ومتابعة لشركاء TDH
• ضمان تنفيذ آليات السيطرة الداخلية وتأمين التدفقات اللوجستية.
• تحديد & إجراء تحليل لمؤشرات الأداء الرئيسية للقطاع وتنفيذ تدابير تصحيحية عند الحاجة.
• تعزيز قدرة التخطيط للشراء في CO وتوقع القيود من خلال دمج المكون اللوجستي في الجدول الزمني التشغيلي (التصميم، التخطيط، المتابعة).