مساعد إداري

Talentmate

دور مساعد إداري أساسي لعمل أي بيئة مكتبية بسلاسة. كمساعد إداري، ستكون في قلب عمليات أعمالنا، مكلفًا بتقديم الدعم الإداري لضمان سير جميع وظائف المكتب بكفاءة. ستكون مسؤولاً عن تنسيق المهام المختلفة، وتسهيل الاتصالات، وإدارة المهام اليومية للمكتب التي تساهم في الإنتاجية العامة للفريق. مرشحنا المثالي هو شخص resourceful، منظم، ويزدهر في أجواء العمل الديناميكية. إذا كنت تمتلك اهتمامًا كبيرًا بالتفاصيل، وقدرة استثنائية على القيام بمهام متعددة، وتدفعك شغفك للتميز الإداري، فإن هذه الوظيفة مصممة لك.

المسؤوليات

• تقديم الدعم الإداري لضمان كفاءة عمليات المكتب يوميًا.
• الإجابة وتوجيه جميع المكالمات الهاتفية الواردة إلى الأفراد المناسبين.
• تنظيم وتحديد المواعيد مع التركيز على الكفاءة اللوجستية.
• المساعدة في إعداد التقارير والمستندات المجدولة بانتظام.
• تطوير والحفاظ على نظام أرشفة لاسترجاع المستندات بسهولة.
• طلب مستلزمات المكتب، وضمان بقاء مستويات المخزون كافية للعمليات.
• حجز ترتيبات السفر وإدارة اللوجستيات والجدول الزمني للاجتماعات.
• إنتاج وتوزيع المذكرات، الرسائل، والنماذج بشكل احترافي.
• تنسيق إجراءات المكتب وتقديم الدعم اللوجستي للفعاليات.
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والأنشطة التنظيمية.
• توفير المعلومات من خلال الإجابة على الأسئلة والطلبات من أصحاب المصلحة.
• معالجة الفوترة والفواتير حسب الحاجة، مع الحفاظ على سجلات مالية دقيقة.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو مساعد إداري مكتبي.
• إتقان Microsoft Office وأدوات إدارة المكتب الأخرى ذات الصلة.
• مهارات الكتابة والتواصل الشفوي الممتازة ضرورية.
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على القيام بمهام متعددة بفعالية.
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات أمران ضروريان.
• شهادة الثانوية العامة؛ مؤهل إضافي كمساعد إداري هو ميزة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المهام بكفاءة في بيئة سريعة الوتيرة.