منسق الاداره

Bloom Holding

المسؤوليات:

• تقديم فعالية في جميع المهام الإدارية بما في ذلك إعداد الاتصالات مثل المذكرات، رسائل البريد الإلكتروني، الفواتير، التقارير، جداول السفر وأداء المحاسبة.
• التعامل مع مهام المكتب مثل إنشاء التقارير، إصدار أوامر الشراء، متابعة المدفوعات للبائعين، إعداد الاجتماعات، وإعادة طلب اللوازم.
• التنسيق مع ودعم فريق التصميم بجميع متطلبات الوثائق بما في ذلك طباعة وتوزيع الوثائق حسب الحاجة.
• إنشاء عبر المدخلات المباشرة أنظمة الوثائق وصيانتها/تحكمها.
• سيتضمن ذلك إنشاء نظام مخصص حيث قد لا يوجد أي نظام لجميع الوثائق المتعلقة بالتصميم.
• فرز وتخزين واسترجاع الوثائق الإلكترونية والمطبوعة نيابة عن الشركة والمهنيين في المجال.
• العمل كعيون وآذان المكتب، تقديم المعلومات، تنسيق الطلبات، مساعدة الفريق، قاعدة بيانات الاتصال، قائمة الموظفين، والمخزونات.
• تنظيم الوثائق في السجلات المادية والرقمية وضمان التخزين المناسب.
• إنشاء قوالب للوثائق، أنواع الملفات، وقواعد بيانات الوثائق.
• تصنيف وأرشفة الوثائق ذات الصلة بما في ذلك تنظيف النسخ المكررة والأخطاء.

المؤهلات والخبرة:

• درجة البكاليوس (شهادة إدارة المشاريع ستكون ميزة)
• قدرة مثبتة على إنشاء نظام توثيق بشكل مستقل (غير قائم على البرمجيات)
• معرفة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)
• تجربة في الإمارات العربية المتحدة في دور مشابه مع مطور أمر ضروري.
• مهارات كتابة وتحرير متقنة، MS Excel & Word، PPT (معرفة أساسية في أوتوكاد ميزة)