اداري KOYA CHARTERED ACCOUNTANTS

نحن نبحث عن مساعد إداري منظم للغاية واستباقي للانضمام إلى فريقنا الديناميكي. يجب أن يمتلك المرشح المثالي إتقاناً قوياً في أدوات Microsoft Office مثل Excel وWord وOutlook وTeams، بالإضافة إلى منصات التصميم الإبداعي مثل Canva. تتضمن هذه الوظيفة دعم المهام الإدارية المختلفة، بما في ذلك صياغة المستندات، وإنشاء الاقتراحات ورسائل المشاركة، وإعداد التقارير، وإدارة البريد الإلكتروني، والمساعدة في مهام إدارة المكتب. بالإضافة إلى المسؤوليات الإدارية، تعمل هذه الوظيفة أيضاً كنقطة الاتصال الأولى للزوار، حيث تعمل كموظف استقبال، وتراقب عدد الزوار، وتساعد في جدولة وتنسيق الاجتماعات. سيكون المرشح الناجح مساهمًا رئيسيًا في الحفاظ على سير العمليات المكتبية بسلاسة، وضمان الكفاءة، وتقديم الدعم لمختلف الفرق. المسؤوليات الرئيسية: الدعم الإداري: • إنشاء وتصميم اقتراحات ورسائل مشاركة وتقارير احترافية باستخدام Canva. • صياغة وتدقيق الرسائل الإلكترونية، والرسائل، والمراسلات الأخرى. • إعداد وصيانة الوثائق الدقيقة والمحدثة (العقود، والتقارير، والعروض التقديمية، إلخ). • المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير في Microsoft Word وExcel وPowerPoint. • التعامل مع المهام العامة للمكتب بما في ذلك الأرشفة، وحفظ السجلات، وإدخال البيانات. • دعم الفريق في الجدولة، وإدارة التقويم، وتنسيق الاجتماعات. • الحفاظ على قاعدة بيانات منظمة ومحدثة من سجلات العملاء، والوثائق، وسجلات الموظفين موظف استقبال وإدارة المكتب: • العمل كنقطة الاتصال الأولى للزوار، وتقديم خدمة عملاء ممتازة. • مراقبة عدد الزوار والحفاظ على سجلات الزوار. • الرد على المكالمات الهاتفية، وتصفيتها، وتوجيهها، والرد على رسائل البريد الإلكتروني بطريقة احترافية. • جدولة الاجتماعات، وضمان إعداد غرف الاجتماعات، وإدارة ترتيبات الاجتماعات الافتراضية باستخدام Teams وOutlook. • تسجيل الحضور ومراقبة وجود الموظفين. • إجراء جرد المخزون وتتبع لوازم ومعدات المكتب. التعاون في الفريق: • التنسيق مع الأقسام المختلفة لضمان سير عمل المكتب بسلاسة. • مساعدة أعضاء الفريق في المهام الإدارية لضمان الكفاءة العامة. • الحفاظ على تحديث قواعد البيانات، والاتصالات، والأنظمة الداخلية المختلفة.