مساعد إداري (التوظيف الإماراتي) The Emirates Group

هدف الوظيفة

• تنظيم المواعيد حسب الحاجة وإعداد الوثائق اللازمة، مع إبقاء الموظفين المعينين على علم بجدولهم اليومي وضمان توفر المرافق، وغرف الاجتماعات، وما إلى ذلك. حيثما كان ذلك مطلوبًا، التعامل مع جميع جوانب خدمة العملاء الداخلية لضمان تقديم خدمة مهنية ودقيقة ومعلوماتية.
• استلام النقود، إعداد تقارير يومية حول نفس الشيء وتسليط الضوء على الاختلافات حيثما كان ذلك مطلوبًا. دعم الموظفين الإشرافيين في الفوترة وتسوية الحسابات حيثما كان ذلك مطلوبًا. إعداد وتقديم الطلبات، والنماذج الحكومية، وطلبات التصاريح وما إلى ذلك للموظفين.
• إعداد الوثائق، والتصاريح، والرخص، والنماذج للتقديم إلى الموارد البشرية، والسفر للموظفين، والأقسام الداخلية الأخرى حسب الحاجة.
• إكمال أنشطة تتبع الوقت مثل: إدخال الإجازات، والغياب، والإجازات، والعمل الإضافي لضمان الحفاظ على سجلات دقيقة. المساعدة في تجميع تقارير الإدارة الروتينية. تقديم توصيات لتحسين العمليات/الإجراءات للمديرين.
• الحفاظ على سجلات القسم لتتبع الوقت وتسليط الضوء على اتجاهات الحضور أو القضايا للإدارة.
• صياغة وإرسال الرسائل الروتينية، والمذكرات، والمراسلات الأخرى للقسم. فرز، ودمج، وتوزيع العناصر البريدية الواردة وغيرها من الوثائق بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب.
• إعداد الوثائق للتوزيع على الأقسام الداخلية والخارجية وفقًا لمتطلبات القسم. يشمل ذلك النسخ، والتجميع، والمسح الضوئي، وإرسال الفاكس، والتغليف، والتجليد، وما إلى ذلك. حيثما يتطلب الأمر من الدور، تحديث نظم المعلومات وإعداد تقارير روتينية.
• الحفاظ على نظام ملفات فعال للقسم وضمان أن السجلات أو التقارير القياسية تتماشى مع المتطلبات. ضمان دقة المعلومات وتحديثها.
• ضمان أن الأصول المادية تعمل بشكل جيد (آلة النسخ، الهواتف، الفاكس).
• طلب والحفاظ على لوازم المكتب، مع سجلات النشاط اليومي.