مساعد اداري CLEANCO TRADING, IMPORTING & SERVICES L.L.C

وصف الوظيفة

نحن نبحث عن مساعد إداري نشط ومنظم جيدًا للدعم الإداري لدعم العمليات اليومية للمكتب وضمان سير العمل بسلاسة عبر الأقسام. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات اتصال قوية، والقدرة على تعدد المهام، ونهج مهني تجاه أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

الأدوار الرئيسية والمسؤوليات

الدعم الإداري

• إدارة العمليات اليومية للمكتب وتقديم الدعم الإداري لفريق الإدارة.
• الحفاظ على تحديث السجلات والملفات والوثائق بطريقة منظمة.
• التعامل مع البريد الإلكتروني الوارد والصادر، والمكالمات، والمراسلات.
• إعداد التقارير، ومحاضر الاجتماعات، والمذكرات، وغيرها من الوثائق المطلوبة.
• المساعدة في جدولة المواعيد، والاجتماعات، وتنسيق الجداول الزمنية.

تنسيق المكتب

• ضمان توفر المستلزمات المكتبية، والقرطاسية، والمعدات بشكل كافٍ.
• التنسيق مع البائعين، ومقدمي الخدمات، وموظفي الصيانة حسب الحاجة.
• دعم الفريق في تنظيم الفعاليات الداخلية، والاجتماعات، واللوجستيات.

التوثيق والتصنيف

• الحفاظ على الوثائق السرية، وسجلات الموظفين، وأنظمة التصنيف.
• المساعدة في إعداد العقود، والاتفاقيات، وغيرها من الأعمال الورقية الإدارية.
• ضمان التصنيف في الوقت المناسب والتوثيق المناسب وفقًا لإجراءات الشركة.

الاتصال وخدمة العملاء

• تكون نقطة الاتصال الأولى للزوار والضيوف.
• التعامل مع الاستفسارات بشكل مهني وتوجيهها إلى الأقسام المناسبة.
• تقديم الدعم للموظفين الداخليين مع الاحتياجات الإدارية.

الدعم البشري والعملي (حسب التكليف)

• المساعدة في عمليات الانضمام والتنسيق مع قسم الموارد البشرية.
• تتبع الحضور، وسجلات الإجازات، وتحديث قسم الموارد البشرية بشأن الوثائق (إذا تم التكليف).
• دعم فريق العمليات في مهام التنسيق عند الحاجة.