مساعد اداري

Agile Consultants

عنوان الوظيفة

سوف يشرف هذا الدور على وثائق DMCC، التأمين الطبي، إجراءات التأشيرات والإقامة، وينسق سفر المكتب والفعاليات لفريق يضم أكثر من 40 موظفًا. يجب أن يكون المرشح المثالي دقيقًا، موثوقًا، ولديه خبرة في التعامل مع الوظائف الإدارية ضمن بيئة عمل سريعة. مهام الوظيفة: إدارة المكتب والإدارة (65%) الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، وضمان مكان عمل منظم وفعال. تنسيق ترتيبات السفر التجاري، بما في ذلك الرحلات الجوية، الفنادق، وطلبات التأشيرات للموظفين. إدارة جميع وثائق DMCC، بما في ذلك تجديد التراخيص، عقود الإيجار، ومتطلبات الامتثال. التعامل مع مسائل التأمين الطبي؛ التجديدات، الإضافات، والحذف للموظفين. الإشراف على إجراءات الإقامة، التجديدات، ووثائق الموظف ذات الصلة. التواصل مع البائعين، مقدمي الخدمات، مسؤولي العلاقات العامة، والجهات الحكومية لضمان سير العمليات بسلاسة. إدارة المستلزمات المكتبية، خدمات البريد السريع، والفوترة. تنظيم الفعاليات المكتبية، الاحتفالات، وأنشطة مشاركة الموظفين. الدعم التنفيذي للرئيس التنفيذي (35%) تقديم دعم إداري وسكرتاري شامل للرئيس التنفيذي، بما في ذلك الجدول الزمني، الترتيبات، وتنسيق الاجتماعات. ترتيب جداول سفر الرئيس التنفيذي، الإقامة، واللوجستيات. إعداد المراسلات، العروض التقديمية، والتقارير حسب الحاجة. التعامل مع المعلومات السرية بمهنية وحرص. تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، إعداد محاضر الاجتماعات، والمتابعة مع عناصر العمل. متطلبات الوظيفة: شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة. خبرة لا تقل عن 5 سنوات في أدوار المساعد الإداري أو التنفيذي. خبرة مثبتة في إدارة وثائق DMCC، التأمين الطبي، وإجراءات التأشيرات/الإقامة. مهارات تنظيمية قوية، تعدد المهام، والتنسيق. قدرات ممتازة في الكتابة والتواصل الشفهي. إجادة مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook). محترف، مظهره جيد، وقادر على التفاعل بفعالية مع الإدارة العليا والشركاء الخارجيين.