مساعد اداري

Mott MacDonald

Mott MacDonald هي استشارات هندسية وإدارية وتطوير عالمية ملتزمة بتقديم أعمال مؤثرة تشكل المستقبل. نحن فريق يضم أكثر من 20,000 خبير يعملون في جميع أنحاء العالم في أكثر من 50 دولة. نحن فخورون بكوننا جزءًا من صناعة عالمية دائمة التغير، نقدم أعمالًا تحويلية تعرف مستقبلنا. إن موظفينا هم من يدفعون تلك الأداء. كشركة مملوكة للموظفين، نستثمر في خلق مساحة للجميع ليشعروا بالأمان والقيمة وتمكينهم بالأدوات والدعم المناسب. سواء كنت ترغب في السعي نحو التميز في تخصصك أو توسيع خبرتك من خلال أدوار مرنة عبر أعمالنا، ستتصل بمجتمع من الخبراء العالميين يدعمونك لتكون أفضل ما لديك. انضم إلينا وشكل قصتك مع Mott MacDonald، حيث تتاح الفرصة للجميع ليكونوا متألقين. نحن نبحث عن مساعد إداري نشط ودقيق لدعم أحد مشاريع RTA الرئيسية لدينا في دبي. ستعمل هذه الوظيفة عن كثب مع مدير الفريق وتوفر دعمًا إداريًا وسكرتاريًا أساسيًا لفرق المشاريع والإدارة. تشمل الوظيفة أيضًا مهام المالية والمشتريات الأساسية، مما يساهم في التشغيل السلس لمكتب المشروع. المسؤوليات الرئيسية / الواجبات هي في دعم مع مدير الفريق توفير خدمة دعم إداري كاملة لمكتب دبي تقديم خدمة دعم مشروع لفرق إدارة المشاريع على سبيل المثال، الرد على الاستفسارات والمراسلات، تنسيق التقارير والجداول والرسوم البيانية، إعداد المذكرات والرسائل إلخ إعداد العروض التقديمية، الأجندات وحزم الاجتماعات حجز غرف المؤتمرات والاجتماعات وترتيب الطعام والمشروبات حجز ترتيبات السفر المعتمدة للأعمال مثل الرحلات الجوية والفنادق وفقًا لسياسة سفر MME إعداد تفويض السفر وأشكال إلكترونية أخرى للموافقة؛ تنسيق إكمال الوثائق لمتطلبات الأمن والسلامة للموظفين الذين يتم نشرهم أو زيارة الشركات ذات المخاطر العالية؛ حجز النقل للرحلات التجارية؛ شراء السلع والخدمات المعتمدة عبر LPOs، مثل السفر، حجز الفنادق، بطاقات الأعمال والقرطاسية وفقًا لسياسة الشراء والتفويض الخاصة بـ MME وعبر الموردين المفضلين لـ MME التحقق والتحقق من فواتير الموردين؛ ختم التاريخ على الإيصالات، وإرفاق أي وثائق داعمة، وترميزها والحصول على الموافقة وفقًا لسياسة الشركة وإرسالها إلى المالية التأكد من أن جداول وقت الموظفين مكتملة في الوقت المحدد، وإجراء أي تعديلات حسب الحاجة ضمن المهلة المحددة؛ الحصول على الموافقة لحجز الإجازات مسبقًا والإبلاغ عن الموظفين وفقًا لذلك؛ إجراء جولات تعريفية للمكتب مع الموظفين والزوار الجدد أداء مهام إدارية أخرى مثل الأرشفة، المسح الضوئي، النسخ، استرجاع الأرشيف إلخ. إدارة البريد الوارد / الصادر؛ إعداد وتقديم مطالبات النفقات لموظفي الموقع، ومديري المشاريع والمديرين الحفاظ على سلامة المكتب من خلال التأكد من أن سطح المكتب والمنطقة المحيطة آمنة للاستخدام في جميع الأوقات وإبلاغ عن أي حوادث أو حوادث محتملة وفقًا لسياسة الشركة؛ المساعدة في أي مهام ومشاريع قد تنشأ على أساس عارض. مواصفات المرشح التعليم على مستوى الدبلوم ولكن التعليم على مستوى الدرجة سيكون ميزة خبرة مثبتة في دور مماثل مع خبرة في دول مجلس التعاون الخليجي خبرة في القيام بمهام مالية أساسية بما في ذلك إدارة النقدية الصغيرة، وترتيب LPOs، وإدارة الفواتير والمشتريات منظم للغاية مع مهارات قوية في التخطيط المسبق وإدارة الوقت لتحديد أولويات عبء العمل؛ مستوى دقة ممتاز مع الانتباه للتفاصيل القدرة على أداء مهام متعددة والعمل تحت الضغط القدرة على أن تكون مبتكرًا ونشيطًا في التعامل مع القضايا التي قد تنشأ؛ الإلمام ببرنامج Microsoft Word و Excel و PowerPoint و Outlook بمستوى متقدم. طبيعة العمل المتحمسة والموثوقة، والعمل الجاد، والدقة والموثوقية. موقف إيجابي ومرن ومساعد مع عقلية يمكن القيام بها. خبرة سابقة في العمل داخل منظمة عالمية. العمل المرن في Mott MacDonald، ندعم موظفينا لإنشاء توازن بين العمل والحياة يناسبهم ونرحب بالمرشحين الذين يبحثون عن مرونة في حياتهم المهنية. نحن منفتحون لمناقشة العمل المرن في مرحلة المقابلة. تم تصميم حزمة فوائدنا لتعزيز تجربتك 90 يومًا تقويمياً من إجازة الأمومة المدفوعة إجازة سنوية تنافسية اشتراك سنوي في مؤسسة مهنية برنامج مكافآت الأداء السنوي للشركة رهناً بأداء الشركة الموقع (المواقع): دبي، الإمارات العربية المتحدة نوع العقد: دائم نمط العمل: دوام كامل السوق: المباني التخصص: البنية التحتية مرجع الوظيفة: 11345 جهة الاتصال بالتوظيف: أنوجا بانشال