مساعد اداري

Parsons Corporation

بارسونز تبحث عن مساعد إداري موهوب بشكل مذهل (مواطن إماراتي) للانضمام إلى فريقنا! في هذا الدور، ستحصل على أداء مجموعة متنوعة من الوظائف الإدارية لمشروع أو قسم.

ما الذي ستقوم به:

• معالجة نوع أو أكثر من الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة جيدًا. يضمن أن متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، أي نظام ترقيم وثائق سيستخدم؛ كم عدد والتوقيعات المطلوبة لموافقات معينة، إلخ) تم الوفاء بها بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.

• استلام، تتبع، ومراقبة الوثائق باستخدام برامج إدارة الوثائق القياسية لتسجيل الوثائق، وصيانة قواعد البيانات، وإنتاج السجلات، والإرساليات، والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام تطبيقات الكمبيوتر الأخرى الخاصة بأتمتة المكتب أو القسم.

• مسح الوثائق للتخزين الإلكتروني.

• الحفاظ على نظام توزيع البيانات المحدد وجدول زمني للمشروع المعين بناءً على متطلبات العميل، والمشروع، والقسم، والمورد. تسريع مراجعة، وموافقة التوقيع، وإصدار الوثائق التي ينتجها المورد وداخليًا.

• قد يؤدي بعض المهام الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، والأرشفة، والرد على الهواتف، وخدمة المراسلة، إلخ.

• مساعدة موظفي التحكم في الوثائق المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال لإجراءات المشروع المحددة.

• أداء مهام أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.

• المساهمة كعضو في الفريق الذي يعمل وفق المواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.

• أداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسبما يكون مناسبًا.

المهارات المطلوبة التي ستجلبها:

• شهادة/ درجة أو شهادة الثانوية العامة

• الخريجون الجدد مرحب بهم أيضًا للتقديم.

• إتقان في برامج MS Office مع خبرة في Microsoft Word وPowerPoint وExcel.

• مهارات جيدة في الكتابة والتواصل الشفهي والتنظيم، بالإضافة إلى القدرة المثبتة على التفاعل بفاعلية مع موظفي المشروع والإدارة.