مساعد اداري

Client of Talentmate

< /p>

يلعب مساعد إداري دورًا حيويًا في المنظمة من خلال تقديم الدعم من خلال مجموعة متنوعة من المهام الكتابية، والتعامل مع الاتصالات، وتنفيذ المشاريع. هذه الوظيفة أساسية لضمان سير العمليات بكفاءة وفعالية. غالبًا ما يكون مساعد الإداري هو العمود الفقري لأي قسم، مما يسهل التواصل عبر مستويات مختلفة ويضمن أن أعضاء الفريق مزودون بالموارد والمعلومات اللازمة لأداء أدوارهم. يتم تكليفهم بالحفاظ على بيئة مكتبية مهنية ومنظمة، والتي تشمل إدارة الجداول الزمنية، وإعداد الوثائق، وتنظيم الاجتماعات، والتعامل مع الاستفسارات. مع اهتمام دقيق بالتفاصيل ومهارات تنظيم ممتازة، يعتبر مساعد الإداري جزءًا حيويًا من العمليات اليومية للشركة، ويساهم مباشرة في إنتاجيتها العامة ونجاحها.

المسؤوليات

• تقديم دعم إداري شامل لضمان تشغيل المكتب بكفاءة.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وإدارة الاتصالات بفعالية عبر الأقسام.
• تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد لتعظيم كفاءة الوقت.
• الحفاظ على نظام حفظ الملفات لضمان سهولة الوصول إلى جميع الوثائق المهمة.
• إعداد وتحرير المراسلات والاتصالات والعروض التقديمية وغيرها من الوثائق.
• تنسيق ترتيبات السفر والجداول الزمنية للموظفين والتنفيذيين حسب الحاجة.
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام والتعامل مع مهام إدخال البيانات.
• التواصل مع التنفيذيين ومساعدي الإداريين الكبار للتعامل مع الطلبات والاستفسارات.
• مراقبة وصيانة مستلزمات المكتب، وتقديم الطلبات عند الحاجة لتجديد المخزون.
• العمل بشكل تعاوني مع أعضاء الفريق لإدارة المهام والمشاريع بفعالية.
• تقديم الدعم أثناء المكالمات الجماعية، والاجتماعات، والأحداث المهمة للشركة.
• التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات السرية والت discretion.

المتطلبات

• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو مساعد إداري مكتبي.
• إتقان برامج MS Office (MS Excel، MS Word، MS PowerPoint، إلخ).
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة لتسهيل التفاعل الواضح.
• مهارات تنظيم قوية مع القدرة على تعدد المهام بفعالية.
• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ مؤهل إضافي كمساعد إداري هو ميزة.
• اهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات لضمان الدقة في المهام.
• القدرة على العمل بشكل مستقل والتعامل مع مشاريع متنوعة في وقت واحد.