مسئول ادارى KEO International Consultants

نحن الآن نبحث عن مسؤول موهوب للانضمام إلى فريقنا الحائز على الجوائز الذي يتخذ من دبي، الإمارات العربية المتحدة مقرًا له. ستكون هذه الوظيفة الحرجة مسؤولة عن تقديم الدعم الإداري على مستوى عالٍ للمدير التنفيذي - قسم البنية التحتية.

المسؤوليات

• دعم في التقديمات، والتحقق من الوثائق مقابل سجل الوثائق قبل التقديم / الإرسال، وإعادة الوثائق حتى يتم تحديثها وتسجيلها بشكل صحيح من قبل الفريق الفني.
• إنشاء وصيانة أنظمة حفظ السجلات والأرشفة.
• استلام، وأرشفة، وتنزيل وتحميل جميع الإرساليات والمعلومات والمراسلات الواردة والصادرة للمشاريع، بما في ذلك إلى بوابات العميل والسلطات.
• دعم إدارة المشاريع بما في ذلك جمع ملاحظات الاجتماعات في محاضر، إدخالات إلى متتبعات المشاريع، إجراء أبحاث، تحديث قواعد البيانات، وإعداد العروض التقديمية.
• كتابة، وتنسيق، وإنتاج وثائق مثل العروض التقديمية، والمراسلات، وتقارير المشاريع القياسية.
• أرشفة واسترجاع وثائق المشروع والسجلات والتقارير.
• ضمان سرية وأمان جميع الوثائق المتعلقة بالمشروعات.
• تنسيق الترتيبات للاجتماعات الداخلية والزوار القادمين.
• تنفيذ وظائف الوثائق داخليًا وفقًا لإجراءات KEO، مثل إجراءات توقيع العقود، إجراءات أوامر الشراء، إجراءات تقارير الفواتير، وما إلى ذلك.
• التنسيق مع الإدارات الأوسع وإداريي العملاء للرد على الاستفسارات، والبحث وحل المشكلات التي تتطلب معرفة بسياسات وإجراءات القسم.
• الحفاظ على التقاويم وقاعدة بيانات الاتصال، جدولة المواعيد، إكمال ترتيبات السفر أو المؤتمرات وقد يتم ترتيب الاجتماعات والمؤتمرات للمشروع.
• الحفاظ على وتنظيم المجلدات والأرشيفات للمعلومات، والمراسلات، والوثائق المتعلقة بالمشروع.
• جمع الإيصالات والنفقات لمصاريف المشروع القابلة للتعويض.
• إدارة الأنشطة ضمن مجال المسؤولية الخاص بك.
• أداء واجبات أخرى كما هو موكل.