مساعد منتج المؤتمر

CLIENT OF VENTURE PLUS CONSULTANCY SERVICES LLC

نبحث عن منتج مؤتمرات نشط وذو توجه تجاري لمساعدة في قيادة البحث والتطوير وتقديم المؤتمرات عالية الجودة. سيكون المرشح المثالي مسؤولا عن المساعدة في إنشاء أجندات جذابة، وتأمين المتحدثين والحضور على المستوى الكبار، وضمان أن كل فعالية تقدم قيمة قوية للمندوبين والرعاة والشركاء وأصحاب المصلحة. يتطلب هذا الدور مهارات ممتازة في البحث والتواصل، وإدارة المشاريع، والتواصل مع أصحاب المصلحة، مع القدرة على إدارة مشاريع ومواعيد نهائية متعددة في بيئة سريعة الوتيرة. سيكون المرشح الناجح واثقا من خلال التواصل مع التنفيذيين التنفيذيين التنفيذيين وكبار قادة الصناعة عبر الأسواق الدولية.

المسؤوليات الرئيسية

البحث وتطوير البرامج:

• ساعد في البحث عن اتجاهات الصناعة، وتطورات السوق، واحتياجات الجمهور
• المساعدة في تطوير أجندات المؤتمرات ومفاهيم الفعاليات ذات الطابع التجاري القابل للتسويق
• تحديد المواضيع الرئيسية للنقاش وفرص الأسواق الناشئة
• إجراء تحليل للمنافسين ورسم خريطة سوقية للصناعات إلى سلاسل مشترين وبائعين
• ابحث وابن قواعد بيانات للأفراد المستهدفين المناسبين لإلقاء التحدث في الفعاليات أو حضور اجتماعات المجلس الاستشاري
• تحديد الأهداف وفقا ل:
• مستوى الأقدمية (مثل رئيس المسؤول التقني، المدير التقني، الضابط الوظيفي)
• التركيز الجغرافي
• الشركات الكبرى ضمن الأسواق المستهدفة
• توصيات العملاء

اكتساب وإدارة المتحدثين

• تحديد والتواصل مع وتأمين المتحدثين والخبراء المعتمدين على المستوى الكبار في الصناعة
• ادع، ومتابعة، وتأكيد المتحدثين المعتمدين عبر لينكدإن، البريد الإلكتروني، والهاتف
• تحقيق أهداف تأكيد المتحدثين الشهرية المتفق عليها عبر الفعاليات المخصصة
• ابن وحافظ على علاقات قوية مع المتحدثين والرعاة والعملاء وأصحاب المصلحة في الصناعة
• إدارة وصيانة متتبعات دعوات المتحدثين الدقيقة في جميع الأوقات
• حافظ على تحديث جداول الفعاليات الحية مع المتحدثين المؤكدين والجلسات المخصصة
• اجمع السير الذاتية المهنية وصور السماعات عالية الدقة فور تأكيدك
• تأكد من تحديث مواقع الفعاليات باستمرار بملفات تعريف المتحدثين وتغييرات جدول الأعمال
• تعمل كنقطة الاتصال الرئيسية لجميع اتصالات المتحدثين بشأن:
• المشاركة في الحدث
• محتوى الجلسة
• ترتيبات السفر والإقامة
• لوجستيات الحدث والاستفسارات
• ساعد في تخصيص ميزانية سفر المتحدثين عند الحاجة
• جمع وتنظيم وثائق المتحدثين اللازمة لإجراءات ترخيص الفعاليات المحلية
• أرسل مستندات إحاطة مفصلة للمتحدث التي تغطي المحتوى واللوجستيات
• تأكد من أن المتحدثين مطلعون بالكامل وجاهزون للفعالية قبل أسبوعين على الأقل من الحدث
• نظم واحضر جلسات إحاطة لقاء اللجنة للمشرفين وأعضاء اللجنة عبر زووم أو مايكروسوفت تيمز
• تأكد من أن المشرفين يوزعون سير عمل النقاش النهائي قبل الجلسات

إدارة المجلس الاستشاري

• دعوة وتأمين المشاركين المعتمدين في المجلس الاستشاري عبر لينكدإن، البريد الإلكتروني، والتواصل عبر الهاتف
• تأمين أرقام الحضور المستهدفة لاجتماعات المجلس الاستشاري التي تجرى عبر Zoom أو Microsoft Teams
• تنسيق لوجستيات الاجتماعات بما في ذلك:
• إرسال دعوات إلى Teams/Zoom
• توزيع الأجندات مسبقا
• إدارة التأكيدات والتذكيرات
• حضور وتسجيل اجتماعات المجلس الاستشاري حيثما كان ذلك مناسبا
• حافظ على سجلات دقيقة للحضور بما في ذلك:
• الأسماء
• المسميات الوظيفية
• تفاصيل الشركة
• معلومات الاتصال
• تصدير وإدارة بيانات الحضور من منصات الاجتماعات عند الحاجة
• اجمع السير الذاتية للحضور والصور عالية الدقة وتأكد من تحديثات الموقع بسرعة

إدارة مشاريع الفعاليات

• إدارة جداول الأحداث الزمنية وجداول الإنتاج والمخرجات الرئيسية
• نسق عن كثب مع فرق المبيعات والتسويق والرعاية والعمليات
• تأكد من إنجاز جميع محتوى البرنامج ومخرجات المتحدثين في الوقت المحدد
• الحفاظ على معايير عالية من التنظيم والتواصل طوال دورة الإنتاج
• دعم تقديم الفعاليات في الموقع وحضور الفعاليات عند الحاجة
• مساعدة مدير المحتوى في البحث العشوائي، ومهام الإنتاج، ودعم الفعاليات

التسويق وتنسيق المواقع الإلكترونية

• اعمل عن كثب مع فريق التسويق لدعم حملات الترويج للفعاليات وتفاعل الجمهور
• جهز ملخصا تسويقيا لكل حدث بما في ذلك خلفية الحدث، عرض الأحداث، الجماهير المستهدفة، لماذا يجب حضورهم، شعارات التسويق ومواضيع وميزات جدول الأعمال
• تأكد من تحديث مواقع المؤتمرات باستمرار بأحدث الأجندات والمتحدثين المؤكدين ومعلومات الحضور وإعلانات الفعاليات
• قم بتحميل والحفاظ على سير متحدثين دقيقة، وصور، وتفاصيل الجلسة، ومعلومات مجلس الاستشارات عبر منصات الفعاليات
• المساعدة في تطوير ومراجعة نصوص التسويق بما في ذلك وصف الأجندة، وملخصات المتحدثين، وحملات البريد الإلكتروني، ومحتوى وسائل التواصل الاجتماعي
• تأكد من أن جميع محتوى الموقع دقيق واحترافي ومتوافق مع معايير العلامة التجارية وجداول الفعاليات
• ادعم المبادرات التسويقية من خلال تحديد محتوى جذاب وإعلانات المتحدثين للمساعدة في زيادة تسجيل المندوبين وتفاعلهم

الدعم التجاري

• اعمل عن كثب مع فرق الرعاة وفرق المبيعات المندوبين لدعم أهداف إيرادات الفعاليات
• أعد ملخص رعاية لكل حدث مع تفصيل فئات المشترين والبائعين مع أمثلة، ولماذا يجب عليهم الاستثمار، والعملاء المحتملين المحددين الذين تم توليدهم من خلال البحث الإلكتروني والأولي، وقوائم الفعاليات التنافسية، وغيرها.
• انقل التطورات الأسبوعية، تحديثات جدول الأعمال، والعملاء المحتملين الجدد إلى فريق المبيعات
• ساعد في تطوير مواضيع مؤتمرات جذابة تجاريا وقوائم متحدثين
• ادعم إنشاء فرص رعاية تتماشى مع محتوى البرنامج
• ساهم في نمو الجمهور من خلال دعوة المندوبين البارزين والاتصالات مع المتحدثين وتحقيق ربحية الحدث بشكل عام

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات بحثية وتحليلية قوية
• تواصل كتابي وشفهي ممتاز
• قدرات قوية على أصحاب المصلحة وإدارة العلاقات
• الثقة في التواصل مع كبار التنفيذيين وصناع القرار في المستوى الرفيع
• القدرة على إدارة عدة مشاريع ومواعيد نهائية في نفس الوقت
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة
• الوعي التجاري وفهم نماذج مؤتمرات B2B
• اهتمام عال بالتفاصيل والدقة
• عقلية استباقية، قابلة للتكيف، وموجهة نحو الحلول
• مهارات قوية في بناء العلاقات، والتفاوض، والمتابعة