مساعد مدير المجموعات والفعاليات Minor International

ستكون أحد الأعمدة الرئيسية للفندق، موجهًا بشغف وحماس الأنشطة اليومية للمجموعات والفعاليات من خلال دفع نتائج الأعمال.

بصفتك مساعد مدير المجموعات والفعاليات، ستكون مشاركًا في توقع مبيعات الفعاليات مع مدير الإيرادات وكذلك تطوير الفعاليات الخاصة وحملات المبيعات لتسليط الضوء على الفندق للعملاء المحتملين. ستقوم ببناء علاقات مع العملاء الرئيسيين وستشعر بالراحة في اتخاذ المخاطر من خلال الدخول إلى أسواق جديدة. سيكون لديك وجود في المعارض التجارية والأحداث الرئيسية في السوق، محليًا وعلى المستوى الوطني، لتعزيز الأعمال الجديدة وزيادة المبيعات للفندق.

الأدوار والمسؤوليات

• زيادة الإيرادات والأرباح لقطاع المجموعات / الفعاليات بما في ذلك المؤتمرات والموائد من خلال التركيز على رضا العملاء والاحتفاظ بهم؛ وتوظيف ممارسات مبتكرة وإبداعية لتأمين الأعمال.
• طلب المبيعات للمجموعات، والتموين، والأغذية والمشروبات من خلال تطوير العلاقات مع شركات إدارة الوجهات، والعملاء الشركات، وشركات إدارة الفعاليات ومنظمي المؤتمرات لطلب أعمال المجموعات.
• العمل بشكل وثيق مع مكتب المؤتمرات / شركات الفعاليات للأحداث التي تشمل المدينة بأكملها.
• تحليل ممارسات الأعمال باستمرار وتحديد الفرص للتحسين مما يؤدي إلى زيادة الإيرادات وتوفير التكاليف.
• إدارة محفظة من الحسابات عبر قطاع الفعاليات.
• تطوير وتنفيذ وتعظيم ومراقبة وتقييم الأهداف والاستراتيجيات والأنشطة لفضاء الفعاليات لتحقيق وتجاوز الإيرادات المتوقعة.
• الدعوة لمهنة الفعاليات داخل قسم المبيعات والتسويق من خلال قيادة فريق الفعاليات.
• العمل بشكل وثيق مع ADOS / DOS لإعداد التوقعات الشهرية.

• سيكون مساعد مدير المجموعات والفعاليات هو نقطة الاتصال الرئيسية للعميل وعمليات الفعاليات بالكامل (بما في ذلك الموائد، والمحاسبة، والتقنية، والسمعية البصرية، وقسم الغرف، والمطبخ).
• مكالمات المبيعات وتطوير الأعمال عبر حسابات الفعاليات.
• التواصل بفعالية مع جميع الأقسام داخل الفندق المعنية بتلبية احتياجات مجموعة / فعالية.
• التنسيق مع الأقسام الأخرى بشأن احتياجات مجموعة / فعالية والتي ستؤثر مباشرة على تلك الأقسام (مثل: المرافق، أوقات الوصول / المغادرة، التسليمات، ومتطلبات الوجبات الخاصة).
• الحفاظ على السياسات المنصوص عليها في عقد مبيعات المجموعات (مثل: الودائع، تواريخ الإغلاق، الانخفاض، قوائم الغرف، تعليمات الفواتير).
• تنسيق جهود المبيعات بين قسم الفعاليات والتموين لضمان الاستخدام الصحيح لفضاء الفعاليات لتحقيق أقصى إيرادات.
• امتلاك معرفة ممتازة بمرافق الفندق، والسعات، وأبعاد غرف الاجتماعات.
• القدرة على التفاوض وتحقيق أقصى إمكانات الإيرادات / الأرباح مع تلبية احتياجات العملاء.
• إدارة مواقع الطرف الثالث للعروض (مثل Cvent، HRS).
• القدرة على تطوير عروض قائمة طعام مبتكرة وجذابة للعملاء المحتملين.
• إجراء جولات في المنشأة مع مخطط الاجتماع والعملاء المحتملين.
• إظهار معرفة جيدة جدًا بإجراءات التشغيل القياسية، والإعدادات القياسية، ومخططات الأرضيات والقوائم.
• التأكد من أن جميع المعلومات في نظام Opera PMS دقيقة بما في ذلك بيانات العملاء، والأنشطة، والفعاليات.
• التعرف على معايير خدمة الموائد بشكل أفضل لبيع مرافق الفندق.
• التحقق من إعداد غرفة الفعاليات قبل وصول الضيوف، وضمان توافق جميع التفاصيل مع متطلبات العملاء ومعايير الفندق.
• المسؤولية عن التعامل مع جميع أنواع الفعاليات بما في ذلك الفعاليات الشركات، والفعاليات الاجتماعية، وفعاليات الإطلاق.
• المسؤولية عن التعامل مع أي مهام أخرى تم تعيينها في القسم والتي تتجاوز المسؤوليات الحالية بناءً على متطلبات العمل.
• إظهار الالتزام والتفاني في الدور.
• تدريب المنسقين، والمديرين التنفيذيين، والمتدربين (عند الاقتضاء).