مساعد مدير - عمليات الموارد البشرية

Confidential Company

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

• معرفة شاملة بقانون العمل في دولة الإمارات العربية المتحدة واللوائح المتعلقة بالمناطق الحرة.
• القدرة على التأثير والتفاوض على مستوى الإدارة.
• القدرة على تصميم وتقديم ورش عمل الموارد البشرية، والسياسات والإجراءات وفقًا لمعايير أفضل الممارسات.
• أعلى درجات الاحترام في الحفاظ على سرية معلومات توظيف المنظمة ومواردها البشرية.

قاعدة بيانات الموارد البشرية / معالجة الرواتب

إدارة عملية الرواتب الكاملة والتسويات الشهرية

معالجة الرواتب الشهرية بناءً على بيانات الموارد البشرية المصدقة، مع ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.

إعداد تقارير الفروقات في الرواتب لمراجعة الموارد البشرية والموافقة عليها.

إنشاء ملفات رفع الرواتب وتقديمها عبر الأعمال الذكية للتحويلات البنكية.

تقديم طلبات النقد الشهري للموظفين الذين يتقاضون رواتب نقدية وإعداد الحزم المالية المقابلة بعد إطلاق الرواتب.

إرسال قسائم الرواتب عبر البريد الإلكتروني للموظفين ضمن المواعيد النهائية المحددة.

حساب ومعالجة التسويات النهائية للموظفين الذين تم إنهاء خدمتهم بناءً على بيانات AX، بما في ذلك تحميل EOS بعد التخليص.

تنفيذ عمليات نهاية الشهر (مثل: العمل الإضافي، الإجازات، المرض) والتسوية مع الرواتب.

تسوية الرواتب مع حسابات التحكم في الرواتب وحسابات المزايا؛ رفع القيود التصحيحية.

توليد سجلات الرواتب الشهرية وسجلات المزايا لموافقة فريق المالية.

التنسيق مع البنوك لفتح حسابات الموظفين.

دعم الموظفين في احتياجات الوثائق (مثل: شهادات الرواتب).

التعامل مع نزاعات رواتب الموظفين بالتنسيق مع الموارد البشرية.

إجراء تسويات نهاية السنة السنوية للرواتب وEOS للتدقيق، بما في ذلك مراجعات سجلات المزايا ودعم التدقيق.

رفاهية الموظف

العمل مع HSEQ ورؤساء الأقسام الآخرين لضمان الحفاظ على المعايير وتحسينها.

امتلاك ودفع مبادرات مشاركة ورعاية الموظفين.

التقييمات وإدارة الأداء

إدارة عملية تقييم الأداء. مراقبة إكمال المراجعة السنوية وتقديم تقرير عن أي عدم امتثال للمواعيد النهائية لرئيس الموارد البشرية. إنشاء التقارير اللازمة لأداء الموظف وحضوره، حسب الطلب، من قبل الإدارة لمراجعات الأداء.

التعويضات والمزايا

فهم وتقديم المشورة بشأن تعويضات ومزايا الشركة.

التنسيق مع مزودي خدمات التأمين لأي مطالبات تعويضات للعمال.

التنسيق مع مزودي خدمات التأمين الطبي لإضافات التأمين، الحذف والتجديد.

تقارير الموارد البشرية

تقديم تقارير شهرية دقيقة وفي الوقت المناسب.

عملية الخروج للموظفين

إدارة إجراءات خروج الموظف الكاملة بما في ذلك، حساب EOS والدفع، مقابلات الخروج والإشراف على إلغاء التأشيرات.

التوظيف

المساعدة في عملية التوظيف بما في ذلك البحث، الاختيار، الجدولة والمقابلات.

المساعدة في عملية التوظيف الجماعي في الخارج بما في ذلك رسائل الطلب عبر السفارة، التنسيق مع شركة التوظيف والسفر المحتمل للخارج من أجل ذلك.

التدريب

المساعدة في تطوير وتقديم برامج التدريب.

الاستقبال

إدارة تطوير وتنفيذ برنامج التوجيه.

الإشراف على تنسيق الوافدين الجدد

علاقات الموظفين

المساعدة في التعامل مع مسائل الموارد البشرية بالتنسيق مع المديرين والمشرفين وقادة الفرق والموظفين.

المساعدة في التعامل مع القضايا التأديبية وإعداد الرسائل التأديبية.

الإشراف على متطلبات وإشكاليات إسكان الموظفين جنبًا إلى جنب مع فريق الإسكان

تحديث سياسات وإجراءات الموارد البشرية بما يتماشى مع متطلبات الشركة.

إنشاء خطة اتصال فعالة لمشاركة المعلومات ذات الصلة، والتحديثات، والمبادرات والتغييرات مع جميع الموظفين.

السياسة والعملية

المعرفة والفهم لسياسات وإجراءات ونماذج وبرامج الموارد البشرية في المنظمة.

مراجعة وتحديث دليل الموظف والسياسات.

تطوير وتقديم جلسات معلومات للموظفين

توثيق حالات عدم الامتثال لسياسة الشركة.

إنشاء تدفقات العمل ووثائق العمليات.

تحديث وتبسيط العمليات الحالية بشكل دوري لزيادة الكفاءة مع استخدام أكبر للتكنولوجيا والأتمتة.

مهام إضافية

تقديم الدعم الاحتياطي ومساعدة المشاريع الخاصة لفريق الموارد البشرية. المساعدة في الاستجابة لمختلف نتائج وتوصيات التدقيق الداخلية والخارجية.