مدير مساعد - عمليات الأعمال

Burjline Builders

هدف الوظيفة لمراقبة وتعزيز الكفاءة وجودة العمليات عبر محفظة إدارة الممتلكات، مع الهدف الرئيسي لتحسين الإنتاجية وتحليل البيانات لتسهيل التقارير الدقيقة للتخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرار.بالإضافة إلى الإشراف على وظائف دعم إدارة المشاريع (فريق استرداد SD، التحصيل والاسترداد، خدمات NOC وTawtheeq وعلاقات الحكومة والتحصيل). المسؤوليات المساءلة العامة: المساهمة الاستراتيجية: ضمان نقل استراتيجية القسم بشكل فعال إلى خطط الأعمال القطاعية لضمان التوافق العمودي والتكامل الأفقي مع استراتيجيات الأقسام الأخرى. إدارة الأفراد: تنظيم وإشراف على عمل الفريق المعين لضمان أن جميع الأعمال ضمن مجال نشاط معين يتم تنفيذها بطريقة فعالة ومتوافقة مع الإجراءات والسياسات التشغيلية. تقديم التدريب أثناء العمل وتعليقات بناءة للفريق المعين لدعم تطويرهم الشامل. تعزيز القيم والأخلاقيات التنظيمية داخل القسم المعين لتشجيع التزام الموظفين. الميزانية والتخطيط المالي: المساعدة وتقديم أي تقارير وتحليلات مطلوبة لمراقبة الأداء المالي لمنطقة نشاط معينة مقارنة بالميزانيات مع ضمان أن الأنشطة القسم تتم وفقًا للإرشادات المعتمدة، والإبلاغ عن أي تباينات للإدارة. السياسات والأنظمة والعمليات والإجراءات: تنفيذ جميع السياسات والإجراءات والضوابط القسم التي تغطي جميع مناطق النشاط المعينة (بما في ذلك HSE) لضمان الوفاء بجميع المتطلبات الإجرائية/التشريعية ذات الصلة مع تقديم خدمة ذات جودة وكفاءة. التحسين المستمر: المشاركة في تحديد الفرص للتحسين المستمر، وتعزيز النظام، وتحسين العمليات والإنتاجية، وتقليل التكاليف واعتماد أفضل الممارسات العالمية. التقارير: إعداد تقارير الوحدة في الوقت المناسب بدقة لتلبية متطلبات Provis، والسياسات والمعايير الجودة. المساءلة المحددة للوظيفة: تطوير والحفاظ على فهم كامل ودقيق لمحفظة إدارة الممتلكات الكاملة. اكتساب معرفة جيدة بجميع الأنظمة المستخدمة في العمليات وإدارة المحفظة والمشاركة في تحسينات النظام، من التخطيط والتنفيذ إلى الإطلاق. تحليل الوظائف التشغيلية لتطوير وتوصية بتحسينات العمليات و/أو الإشراف الإضافي لتحسين السرعة والكفاءة والدقة والأداء المالي. تحديد والإبلاغ عن أي نقص في الفحص والرقابة في نظام إدارة الممتلكات الداخلي، وتقديم توصيات للتحسين. مراجعة تطبيقات البرمجيات وقدرات النظام لتوصية بتحسينات النظام لتحسين الكفاءة التشغيلية وضمان نتائج متسقة. مشاركة توصيات للتحسين عبر جميع وحدات الأعمال للحصول على الالتزام بالتغييرات المقترحة في العمليات أو تحسينات النظام. مراقبة النشاط المباشر عبر الإنترنت والتقارير عبر البرمجيات لتحديد الجودة والاتساق للعمل المنجز من قبل فريق إدارة المشاريع؛ معالجة أي إخفاقات أو ضعف في الأداء مع أعضاء الفريق وإدارة خط إدارة المشاريع. مراجعة التقارير التي ينتجها النظام أو تقارير يدوية أنتجها فريق إدارة المشاريع من حيث الاكتمال والدقة. إجراء تحليل للبيانات التشغيلية والنظامية لتوفير فهم واضح للاتجاهات وأداء الفريق، وتقديم رؤى وتوصيات لتحسين سير العمل والنتائج التشغيلية. ترتيب توفير التدريب التصحيحي أثناء العمل حسب الحاجة مع المدير/المشرف المعني. مراقبة أداء المحفظة وتقديم ملاحظات للإدارة لدعم تطوير الفريق المهني واتخاذ القرار. مراجعة الاتجاهات، أسبوعيًا، شهريًا وسنويًا، للمساعدة في التنبؤ بعبء العمل، وتوليد الإيرادات، و occupancy وغيرها من المقاييس حسب الطلب. الإشراف ومراقبة تقديم خدمات دعم الأعمال مثل إدارة التحصيل: تقديم متابعة مناسبة ومتسقة لحسابات المستحقات للحكومة والمستأجرين الكبار PM والتأجير لضمان تسوية المستحقات في الوقت المناسب. إدارة التحصيل الحكومية: تقديم متابعة منتظمة مع التحصيل من الكيانات الحكومية والتنسيق مع المالية لتحديد تحويلات الأموال غير المتطابقة. إدارة الاسترداد: ضمان بدء وتقديم جميع استردادات SD والإيجار في الوقت المناسب. خدمات NOC وTawtheeq: توفير NOCs لـ Tawtheeq، والمرافق بالإضافة إلى إصدار عقود إيجار Tawtheeq. ضمان أن فريق دعم الأعمال يقدم تجربة عملاء جذابة ومهنية للعملاء من الشركات والكيانات الحكومية والمستأجرين السكنيين. التعليم: درجة البكاليوس في إدارة الأعمال، أو الاقتصاد أو مجال ذي صلة. الخبرة والمهارات: خبرة لا تقل عن 8 سنوات في إدارة المشاريع مع ما لا يقل عن 3 سنوات من الخبرة في منصب مشابه مع مسؤوليات إدارة عقارية متزايدة. ثنائي اللغة في الإنجليزية/العربية