مساعد مدير المكتب

Azentio

شركة أزنشيو للبرمجيات تأسست في عام 2020 في سنغافورة، وقد تم إنشاؤها من 3i إنفوتيك، مختبرات كانديلا، تكنولوجيا بيونتيك وحلول باث. تقدم أزنشيو للبرمجيات منتجات برمجية حاسمة للمهمة، متخصصة في قطاعات معينة لعملائها في قطاعات البنوك والخدمات المالية والتأمين، وتشمل المنتجات الرئيسية مثل كاستل (الإقراض العالمي)، أملوك (مجموعة برمجيات مكافحة غسيل الأموال والامتثال)، بريما أسترا (برمجيات التأمين الأساسية)، أوريون (برمجيات تخطيط موارد المؤسسات) و MFUND بلس (منصة إدارة الأصول). لدى أزنشيو أكثر من 800 عميل في أكثر من 60 دولة، مع فريق يضم أكثر من 2,300 موظف في 12 دولة (وعددها في تزايد) على مستوى العالم وهي مملوكة بالكامل من قبل صناديق نصح بها شركاء أباكس. تقدم أزنشيو مجموعة شاملة من المنتجات التي تلبي العمليات الأساسية للاحتياجات الرقمية الحديثة لصناعة الخدمات المالية. تمتد معرفتنا العميقة بالقطاع وحلولنا في الخدمات المالية عبر التأمين، التجزئة والإقراض المؤسسي، المصرفية الإسلامية، مكافحة غسيل الأموال وإدارة الأصول. بالإضافة إلى ذلك، تفخر أزنشيو بتقديم خدماتها للشركات المتوسطة في الشرق الأوسط، إفريقيا، منطقة آسيا والمحيط الهادئ، والهند مع حل شامل لتخطيط موارد المؤسسات. في أزنشيو، نؤمن بأن النمو هو رحلة مستمرة. نؤمن بأن كل خطوة في هذه الرحلة يجب أن تتم من خلال الالتزام بالتميز - التميز في منتجاتنا، خدماتنا، أفكارنا، وناسنا. عنوان الوظيفة: مساعد مدير المكتب الموقع: دبي، الإمارات العربية المتحدة ملخص الوظيفة نحن نبحث عن مساعد مدير مكتب منظم للغاية واستباقي للإشراف على عمليات المرافق من البداية إلى النهاية وإدارة السفر المؤسسي. المسؤولية عن ضمان بيئة عمل آمنة، ومحافظة عليها جيدًا، وفعالة، بينما تدير أيضًا ترتيبات سفر العمل بسلاسة للموظفين. تتطلب هذه الوظيفة التنسيق القوي، إدارة البائعين، مهارات التواصل، وحل المشكلات، بالإضافة إلى القدرة على العمل في بيئة سريعة الوتيرة وتركز على الخدمة. المسؤوليات الرئيسية عمليات المرافق والإدارة الإشراف على عمليات المرافق اليومية، وضمان سير العمل بسلاسة للخدمات الأساسية بما في ذلك التنظيف، الأمن، الكافيتيريا، وإدارة المكتب. إدارة مستلزمات المكتب، المخزون، تخصيص المقاعد، والمتطلبات العامة لمكان العمل. الإدارة والصيانة تنسيق، جدولة، ومراقبة الصيانة الروتينية، الإصلاحات، والتفتيشات على أنظمة المباني (التدفئة والتهوية وتكييف الهواء، الكهربائية، السباكة، الحريق والسلامة، إلخ). تطوير وتنفيذ خطط الصيانة الوقائية لتقليل فترات التوقف ووقف الخدمة. إدارة البائعين والعقود إدارة العلاقات مع مقدمي الخدمات الخارجيين بما في ذلك التنظيف، الأمن، الصيانة، مكافحة الآفات، وغيرها من البائعين المعنيين بالمرافق. الإشراف على الالتزام بمستويات الخدمة، تجديد العقود، المفاوضات، وتقييم الأداء. الصحة والسلامة والامتثال ضمان امتثال المرافق لجميع معايير الصحة، السلامة، اللوائح، والمعايير البيئية. إجراء تدقيقات دورية للسلامة، تقييمات المخاطر، والحفاظ على خطط استجابة الطوارئ والتدريبات. إدارة المساحة وبيئة العمل تحسين استخدام مساحة العمل، تخطيط تخطيطات المكاتب، والإشراف على مشاريع التجهيز، التجديد، التوسع، أو الانتقال بالتعاون مع الفرق المعنية. إدارة الميزانية والتكاليف إعداد، مراقبة، وإدارة ميزانيات تشغيل المرافق، وضمان الفعالية من حيث التكلفة دون المساس بجودة الخدمة. تحديد الفرص لتوفير التكاليف وتحسين الكفاءة. التقارير والتواصل مع أصحاب المصلحة إعداد تقارير أداء المرافق، سجلات القضايا، جداول الصيانة، وتحديثات أداء البائعين. التصرف كحلقة الوصل الرئيسية بين أصحاب المصلحة الداخليين، فرق القيادة، والبائعين في جميع الأمور المتعلقة بالمرافق. مسؤوليات إدارة السفر تخطيط وتنسيق ترتيبات سفر العمل من البداية إلى النهاية بما في ذلك الرحلات الجوية، الإقامة، النقل البري، التأشيرات، وغيرها من الخدمات المطلوبة. ضمان الامتثال الكامل لسياسات سفر الشركة، إرشادات التكاليف، والمتطلبات التنظيمية. الحفاظ على وعي قوي باتجاهات صناعة السفر، خيارات الطرق، تحذيرات السفر، ومنصات البائعين لضمان أفضل تجربة سفر. المهارات والكفاءات مهارات تواصل، تفاوض وإدارة أصحاب المصلحة قوية. قدرة مثبتة في خدمة العملاء، حل المشكلات، وإدارة الأزمات. اهتمام عالي بالتفاصيل، قدرات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام. إجادة في منصات حجز السفر، أدوات إدارة البائعين، ومجموعة MS Office (Excel، PowerPoint، Word). المتطلبات الرئيسية درجة بكاليوس في إدارة الأعمال، إدارة المرافق/العمليات، الضيافة، أو مجال مكافئ (مفضل). 4-8 سنوات من الخبرة في إدارة المرافق، إدارة المكتب، أو تنسيق السفر المؤسسي، ويفضل أن يكون ذلك في منظمة متعددة الجنسيات. خبرة عملية في إدارة البائعين، إدارة الأصول، تخطيط الصيانة الوقائية، وإدارة مكان العمل. خبرة في تنسيق حجوزات السفر المحلية والدولية، التأشيرات، واللوجستيات باستخدام منصات السفر وشركاء البائعين. إجادة مجموعة MS Office (Excel، PowerPoint، Word) ومعرفة بأدوات حجز السفر وأنظمة إدارة المرافق. فهم لعمليات الصيانة، معايير السلامة، متطلبات الامتثال، وممارسات التحكم في التكاليف. مهارات قوية في التواصل، العلاقات الشخصية، وإدارة أصحاب المصلحة. اهتمام ممتاز بالتفاصيل، التخطيط، التنسيق، والمتابعة. قدرة على حل المشكلات بعقلية خدمة العملاء. القدرة على تعدد المهام، تحديد الأولويات، والعمل بكفاءة تحت الضغط. مهارات التفاوض مع البائعين ومقدمي الخدمات. امتلاك قوي، موثوقية، وحذر. ما الذي نهدف إليه؟ تسعى أزنشيو لتكون المزود الرائد للبرمجيات في قطاعات البنوك والخدمات المالية والتأمين (BFSI) وبرمجيات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في منطقة آسيا والمحيط الهادئ، الشرق الأوسط وإفريقيا. سنحقق ذلك من خلال: تقديم منتجات برمجية عالمية المستوى، مبنية على أحدث التقنيات تقديم أفضل خدمة عملاء، مبنية على فهم عميق لمجالاتنا والخصوصيات المحلية أن نكون صاحب عمل مفضل، يجذب المواهب عالية الجودة