منسق العطاءات - HRMS

Control Risks

ستتضمن هذه الوظيفة بشكل أساسي العمل على جميع جوانب عملية العطاء من التأهيل حتى منح العقد؛ والعمل مع مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة والمسؤولية عن تنفيذ ومساعدة إدارة جميع إجراءات العطاءات والحوكمة مع تعزيز أفضل الممارسات.

تتمتع الوظيفة بفرصة تطوير لتصبح مدير عطاءات.

مهام ومسؤوليات الدور

• تنسيق وإدارة طلبات المعلومات (RFI)، وإبداء الاهتمام (EOI)، وتسجيلات الموردين، واستبيانات التأهيل المسبق (PQQ) لعمل HRMS.
• المساعدة في إدارة وتنسيق وإنتاج الردود على الدعوات الرسمية للتقدم (ITT)، وطلبات العروض (RFP)، وطلبات التسعير (RFQ)، وعند الطلب، تولي دور قيادي كمدير عطاءات مبتدئ (مع التوجيه من عضو فريق العطاءات الكبير) للفرص التجارية المؤهلة، والحكومية، وغير الحكومية في مناطق HRMS الخاصة بـ Control Risks.
• إنشاء محتوى العطاءات والوثائق بتنسيق وعلامة Control Risks.
• أن تكون مالك الوثيقة للعروض، والتقديمات، والعروض التقديمية. مراجعة جميع البيانات لضمان الالتزام بتعليمات المناقصة ومعايير جودة العطاء (تحرير أي أخطاء في التنسيق أو القواعد أو الإملاء أو الحقائق).
• الحفاظ على مكتبة المعرفة، وضمان تحديث البيانات، وأرشفة البيانات القديمة، وتخزين المعلومات وتصنيفها وتأمينها؛ ومراعاة السرية التامة للبيانات الحساسة.
• إدارة وصيانة تقارير العطاءات لتسجيل الفرص، وتقييم سعة العمل، وتحديد معدل الفوز / الخسارة أو معدل الاستحواذ.
• العمل مع الزملاء المعنيين في HRMS للمساعدة في إعداد العروض غير الرسمية أو العرضية. إذا لزم الأمر، تجميع مكونات العطاءات لأقسام أخرى ودعم تقديماتهم.
• التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين عبر جميع المكاتب الإقليمية والوظائف لضمان الاستخدام الفعال للموارد.
• إضافة الابتكار إلى عملية العطاء.
• أداء مهام أخرى حسب الطلب من قائد العطاءات.

المؤهلات والمهارات المتخصصة

• يمتلك اهتمامًا استثنائيًا بالتفاصيل والقدرة على مراجعة وثائق المناقصة وتطوير فهم كامل للمتطلبات، وتحديد أي مخاطر رئيسية مرتبطة بالمشروع.
• مهارات تنظيمية وإدارة مشاريع قوية مع نهج استباقي لإدارة أولويات العمل والتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.
• خلفية إدارية قوية مع خبرة في التنسيق، وتصحيح الأخطاء، وإعداد النماذج؛ ويفضل أن تكون لديك خبرة في النشر المكتبي.
• القدرة على الالتزام بالمواعيد النهائية والعمل تحت الضغط.
• إجادة تقنية المعلومات متقدمة في MS Word؛ متوسطة / متقدمة في Excel وPower Point؛ أيضًا بارع في تطبيقات المشاركة الجماعية مثل MS Teams وSharePoint وCRM؛ مع القدرة على التعلم السريع للبرامج والأنظمة والعمليات الجديدة.