مشرف جمع

ENOC LUBRICANTS AND GREASE MANUFACTURING PLANT LLC

هدف الوظيفة
مشرف التحصيل مسؤول عن الإشراف وتنفيذ جميع الأنشطة المتعلقة بالتحصيل لمبيعات وتسويق زيوت ENOC، مع ضمان التحصيل الفعال وفي الوقت المناسب للمستحقات من الأسواق الخارجية والداخلية. تهدف هذه الوظيفة إلى تحسين أيام المبيعات المستحقة (DSO)، وتقليل التعرض الائتماني، ودعم التدفق النقدي الصحي من خلال الإشراف على عمليات التحصيل، ومطابقة الحسابات، وتوزيع المدفوعات بدقة، ومعالجة الاختلافات في المدفوعات بما يتماشى مع سياسات وإجراءات الائتمان المؤسسية.
المسؤوليات الرئيسية
1. إشراف وتنسيق التحصيل
الإشراف وتوجيه عمليات التحصيل اليومية، وضمان المتابعة المستمرة على جميع الحسابات المستحقة للعملاء في الأسواق الخارجية والداخلية.
ضمان التحصيل الفوري والدقيق للمدفوعات المتأخرة وفقًا لشروط الائتمان المحددة.
التنسيق مع الأقسام الداخلية بما في ذلك المبيعات، والمالية، والقانونية، وخدمة العملاء من أجل تحصيل فعال وحل المشكلات.
2. إدارة حسابات العملاء
إنشاء والحفاظ على اتصال استباقي مع العملاء لتأكيد استلام الفاتورة، وتوضيح حالة الدفع، وضمان الوفاء بالتزامات التحصيل.
تثقيف العملاء حول طرق الدفع، وشروط الائتمان، ومكونات الفاتورة لتقليل النزاعات أو التأخيرات.
مراقبة وإدارة حدود الائتمان للعملاء وتوصية بالتعديلات بالتعاون مع فريق مراقبة الائتمان.
3. المطابقة وتوزيع المدفوعات
الإشراف على وإجراء مطابقة حسابات العملاء من خلال التحقق من أرصدة الفواتير مقابل المدفوعات المستلمة.
ضمان التوزيع الصحيح للمدفوعات وإشعارات الائتمان على الفواتير المقابلة ضمن نظام ERP.
تحديد وحل المدفوعات غير المخصصة أو المطبقة بشكل خاطئ بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب.
4. إدارة الفواتير والنزاعات
الإشراف على حل المشكلات المتعلقة بالفواتير مثل التكرار، والأخطاء، أو الرسوم المتنازع عليها من خلال التنسيق مع الأطراف المعنية.
الرد بسرعة على استفسارات العملاء أو شكاواهم المتعلقة بالفواتير، أو حالة الدفع، أو اختلافات الحساب.
إعادة إصدار والمتابعة على الفواتير المفقودة أو غير المستلمة.
5. الشؤون القانونية وتخفيف المخاطر
التواصل مع القسم القانوني وجامعي الديون الخارجيين لإدارة الحسابات المتأخرة وبدء إجراءات الاسترداد عند الضرورة.
تحديد الحسابات عالية المخاطر وتقديم توصيات للإجراءات، بما في ذلك تعليق حدود الائتمان أو التصعيد.
6. التعامل مع النقد والوثائق
الإشراف على استلام الشيكات والمدفوعات النقدية، وضمان إدخال دقيق في نظام ERP، والتنسيق مع المالية لتأكيد النقل الآمن وفي الوقت المناسب.
الحفاظ على سجلات دقيقة وكاملة لجميع التحصيلات، والتواصل، والمطابقات، والتعديلات لأغراض التدقيق.
7. التقارير والمراقبة
مراجعة وتحليل تقارير الشيخوخة، وتتبع اتجاهات DSO، وإنتاج تقارير أداء التحصيل الدورية للإدارة.
تسليط الضوء على التحديات الرئيسية، والمخاطر، والتوصيات لتحسين فعالية التحصيل.
8. الامتثال للعملية والتحسين
ضمان الالتزام بجميع سياسات الائتمان، والتحصيل، والامتثال المؤسسية.
توصية وتنفيذ تحسينات العملية لتبسيط التحصيل وتقليل الأرصدة المتأخرة.
المسؤوليات الرئيسية الإضافية
الخبرة
A. المؤهلات والخبرة
دبلوم أو أعلى في المالية، أو المحاسبة، أو إدارة الأعمال.
على الأقل 3-5 سنوات من الخبرة في التحصيل أو مراقبة الائتمان، ويفضل في قطاعات الزيوت، أو السيارات، أو السلع الاستهلاكية سريعة التداول.
تعتبر الخبرة السابقة في الإشراف ميزة.
B. المهارات التقنية
معرفة قوية بأنظمة ERP (يفضل وحدة الحسابات المستحقة).
إجادة في Microsoft Office، وخاصة Excel للمطابقة والتقارير.
فهم سليم لمبادئ مراقبة الائتمان، والمطابقة، وعمليات تطبيق النقد.
ذكاء مالي أساسي ومهارات تقارير.
C. الكفاءات السلوكية
عناية عالية بالتفاصيل والدقة.
مهارات قيادية وشخصية قوية.
مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية؛ العربية ميزة إضافية.
عقلية حل المشكلات ونهج يركز على العملاء.
محترف، منظم، واستباقي مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات.