خدمة العملاء - موظف إدارة الممتلكات (وطني إماراتي) Provis Realestate Management - Sole Proprietorship

الأدوار ، المسؤوليات ، الواجبات

الإيرادات والتكاليف

• متابعة وتحديث أسبوعي على AR لجميع (كتب الملاك ، إيرادات Provis).
• ضمان التحقق من طلبات التنازل مع المستندات الداعمة قبل التقديم.
• التحقق والمتابعة بشأن الإيجارات المستحقة من الدافعين الحكوميين / الشركات.
• مراقبة وتصفية المدفوعات غير المعروفة في الحسابات المصرفية (Provis / Corporate) يوميًا.
• جمع الديون المعدومة والإيجارات المستحقة.
• متابعة المدفوعات غير المعروفة في الحسابات المصرفية (PROVIS / corporate).

العميل

• ضمان الرد على جميع المكالمات في غضون 15 دقيقة كحد أقصى إذا لم يتم الرد عليها خلال مكالمة أخرى مع عميل آخر / اجتماع مع عميل آخر.
• الاستجابة لطلبات واستفسارات العملاء في الوقت المحدد.
• معالجة الشكاوى المتعلقة بالصيانة قبل تصعيدها.
• تنفيذ الإجراءات التصحيحية المعينة كمتابعة من استبيانات رضا العملاء.
• تصعيد الشكاوى إلى المدير المباشر إذا كانت خارج سلطاته.
• تقديم ملاحظات مستمرة للمشرفين حول احتياجات العملاء التي يجب تصعيدها في حالة الحاجة إلى تغييرات في السياسات والإجراءات.
• الحفاظ على علاقات إيجابية مع جميع العملاء.

عمليات الأعمال الداخلية

• توفير والحفاظ على موافقة / تأكيد مالك مناسبة قبل طلب التحقق من RO.
• معالجة عقود الإيجار المنتهية والشيكات المرتجعة وتصعيدها للمشرف لاتخاذ الإجراءات اللازمة وفقًا لسياسة الشركة.
• الحفاظ على تحديث تقرير تتبع إشعارات التجديد لمشرف العقار للمراجعة.
• الحفاظ على تحديث التقارير بشأن أرصدة الإيجارات المستحقة / المبالغ المستردة من SD والإيجارات المستحقة / حالة الوحدات الشاغرة / عدد الأيام في السوق / رسوم Provis المستحقة / سجل استلام غير منشور.
• التحقق من إيجارات ومبالغ استرداد SD قبل التقديم على مشرف العقار للموافقة وفقًا لمؤشرات الأداء المحددة.
• إعداد مسودات مذكرات قانونية للعملاء المتعثرين وفقًا لمؤشرات الأداء المحددة.
• ضمان تقديم الملفات إلى مشرف العقار مع جميع المستندات مثل عقد الإيجار / توثيق / نسخ الشيكات / الإيصالات / مستندات المستأجر والمالك
• سيقوم موظف العقار بتطوير فهم كامل وشامل لتخطيط الوحدات المعينة / مزيج الوحدات / وسائل الراحة / الخدمات ، إلخ. يجب أن يكون موظف العقار قادرًا على الإجابة على الأسئلة العامة والمحددة المتعلقة بالعقار المعين و / أو المحفظة.
• ضمان إدخال جميع الإيجارات والرسوم الأخرى في النظام ، وإنشاء أي فواتير سكنية ، ومتابعة التحصيلات حسب الحاجة.
• الحفاظ على السيطرة على المفاتيح في العقار. يجب الإبلاغ عن أي مفاتيح مفقودة على الفور إلى مشرف العقار.
• إعداد إشعارات التجديد بعد التحقق ومراجعة موافقة المالك لتوقيع مشرف العقار.
• يتواصل موظف العقار مع الملاك بشأن شيكات الإيجار وجمع جميع الرسوم اللازمة (مثل SC و PM و Maintenance)
• يجب على موظف العقار إعداد مستندات NOC وقائمة مراجعة قبل تقديمها للمشرف.
• التحقق من تفاصيل IBAN للملاك قبل تقديمها للمشرف للمراجعة النهائية.
• تقديم جميع المدفوعات التي تمت خلال نفس اليوم إلى أمين الصندوق مع ورقة التحكم.
• تحميل جميع المستندات على نظام إدارة الوثائق (DMS) أو المجلد المشترك المعين لجميع التجديدات والعقود الجديدة (مستندات كاملة وليس فقط عقد الإيجار والتوثيق). الحفاظ على الملفات المادية في الخزائن.