مراقب الوثائق المالية

GHD

وصف الوظيفة مع أكثر من 14000 شخص حول العالم، تعتبر GHD واحدة من الشركات الرائدة في تقديم الخدمات المهنية على مستوى العالم، تعمل في الأسواق العالمية للمياه والطاقة والموارد والبيئة والممتلكات والمباني والنقل. تخدم العملاء عبر خمس قارات ومنطقة المحيط الهادئ، يشارك موظفو GHD شغفًا بتجاوز توقعات عملائنا والمساهمة في نجاحهم. إذا كنت تريد بدء مسيرة مهنية ذات تأثير، من خلال المشاركة في حل المشاكل اليومية إلى مواجهة بعض التحديات الكبرى التي يواجهها عملاؤنا ومجتمعاتنا، ستجد ذلك هنا في GHD. نحن نبحث عن منسق مستندات للانضمام إلى فريقنا الديناميكي وإعداد تكاليف المشروع، والتوقعات، والتقديرات، والتتبع، والتحليل، والتقارير. ستكون هذه الوظيفة أيضًا معنية بالحفاظ على تكاليف العمل والمشاريع الداخلية وفقًا للميزانية المخصصة، وإجراء تحليل التكاليف وتقديم المشورة لقادة المشاريع بشأن تجاوز التكاليف، والعمل مع قواعد البيانات المحوسبة لإدارة تغييرات المشروع وتقليل التكاليف، والإشراف على وإصدار الفواتير المعتمدة على المشاريع، ومراجعة وتحسين أنظمة مراقبة التكاليف لتبسيط وإنشاء آليات تحليل وتقارير أكثر كفاءة، ودعم فريق المشروع بتوقعات العمل، وإعادة التخصيص، وإبلاغ التكاليف العامة. المسؤوليات التحكم في وثائق التصميم للمشروع/القسم الحفاظ على السجلات المحدثة للحالة المالية للمشاريع المساعدة في السيطرة على أنواع الوثائق الأخرى حسب التوجيه. التواصل مع موظفي المشروع/القسم، لتحقيق نقل بيانات فعال، وتوافق العمليات المناسب، ومعيار خدمة عالي. تقديم الدعم للموظفين في مجموعة إدارة المشاريع وآخرين، حسب الحاجة. جميع المهام الكتابية والإدارية مثل الكتابة، وإرسال الوثائق، وتسجيل المراسلات، وتحديث سجلات الجودة، والأرشفة، والتجميع، والمسح الضوئي، والنسخ وما إلى ذلك المطلوبة من الدور. دعم والتواصل مع أعضاء فريق إدارة المشروع لضمان تنفيذ العمليات والإجراءات. من خلال عملية التدريب والتعلم الذاتي، تصبح على دراية بأنظمة إدارة الوثائق والوظائف الخاصة بـ GHD. تقديم دور كامل في دعم التحكم في الوثائق بما في ذلك المهام اليومية مثل: تسريع مراجعة والموافقة على الوثائق بما في ذلك الوثائق الهندسية والرسومات وبيانات الموردين، والإجراءات. التخطيط والإشراف وتسجيل تدفق الوثائق من وإلى جميع الأطراف الضرورية بما في ذلك المقاولين الهندسيين والبناء، والمقاولين الفرعيين ومكتب المشروع. كتابة رسائل قياسية. تحديث سجلات الجودة. تسجيل وإصدار جميع المراسلات الواردة والصادرة للمشروع والإشعارات التعاقدية. في بعض المشاريع، قد يشمل ذلك رسائل البريد الإلكتروني. إصدار الإرسالات والإيصالات المتعلقة بالوثائق المتداولة. إكمال جميع الكتابات والأرشفة اللازمة حسب الحاجة. تطوير المعرفة بنظام GHD DTC وفهم التنسيق المطلوب وعرض الوثائق. التقارير المالية - تحديث تكاليف المشروع بتنسيق جدول البيانات، وتتبع القيمة المكتسبة، والمساعدة في الفواتير. إدارة البرامج - المساعدة في برمجة Suretrak. المساعدة في إدارة الوظائف باستخدام أدوات PM (MS Access) لإدارة القضايا وإدارة المخاطر. إعداد الوثائق: تنظيم وإعداد الوثائق المعقدة باستخدام مجموعة متنوعة من التطبيقات لأجهزة التكنولوجيا، مثل برامج المكتب القياسية. كما أنني مسؤول أيضًا عن جمع وتلخيص البيانات للتقارير الخاصة. محاسبة التكاليف: تقييم التكاليف وتحديد الفروقات أو الفرص لتحسين الربحية للزملاء الأكثر خبرة. حساب التكاليف والتحليل: إعداد وتحليل تكاليف دقيقة لأعمال البناء أو الصيانة أو التحسين.