مراقب الوثائق المالية

RMJM

نحن نبحث عن منسق مستندات/دعم إداري للانضمام إلى شركتنا المعمارية الديناميكية في دبي. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن تنظيم وإدارة وثائق المشروع وتقديم الدعم الإداري للفريق. تتضمن هذه الدور الإشراف على التخزين السليم واسترجاع وتوزيع الوثائق، وضمان أن جميع معلومات المشروع محدثة وسهلة الوصول ومتوافقة مع معايير الشركة.

المسؤوليات الرئيسية:

التحكم في الوثائق

• تنظيم وصيانة الوثائق: تنظيم وصيانة منهجية لكل من الملفات المادية والإلكترونية للمشاريع، بما في ذلك الرسوم المعمارية والعقود ومحاضر الاجتماعات والمراسلات.
• توزيع الوثائق: ضمان توزيع الوثائق المتعلقة بالمشروع بسرعة إلى أعضاء الفريق المناسبين والعملاء والمقاولين والمستشارين.
• التحكم في الإصدارات: إدارة وتتبع التعديلات على الوثائق، وضمان استخدام أحدث إصدارات الوثائق عبر جميع الفرق.
• استرجاع الوثائق: استرجاع وثائق المشروع والمعلومات بكفاءة حسب الحاجة من قبل فريق المشروع أو العملاء أو أصحاب المصلحة.
• أرشفة الوثائق: ضمان أن جميع وثائق المشروع المكتملة مؤرشفة ومخزنة بشكل آمن للرجوع إليها في المستقبل والتوافق.

الدعم الإداري

• دعم إداري عام: تقديم الدعم الإداري لفرق إدارة المشاريع والتصميم، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وتنسيق اللوجستيات، وإعداد العروض التقديمية والتقارير.
• إدارة المراسلات: إدارة الرسائل الإلكترونية الواردة والصادرة والمكالمات الهاتفية، وضمان توجيه الاتصالات الهامة بشكل مناسب والرد عليها في الوقت المناسب.
• إعداد الوثائق: المساعدة في إعداد وتنسيق الوثائق والتقارير والعروض التقديمية للاجتماعات وتقديمات العملاء.
• تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات، وتدوين المحاضر، وتوزيع ملاحظات الاجتماع على أصحاب المصلحة المعنيين.
• دعم المشتريات: المساعدة في المهام المتعلقة بالمشتريات، بما في ذلك تتبع الطلبات والحفاظ على سجلات المخزون.

الامتثال ومراقبة الجودة:

• ضمان الامتثال: ضمان أن جميع وثائق المشروع تتوافق مع معايير وإجراءات الشركة.
• الحفاظ على السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة للمشروع بأعلى مستوى من السرية والانضباط.