مراقب الوثائق المالية Veolia Oman

نحن حاليا نبحث عن مسؤول وثائق ذو خبرة لدعم مواقع دفن النفايات التابعة لفويليا في عمان. سيكون مسؤول الوثائق مسؤولا عن إدارة وتنظيم وصيانة نظام الوثائق الحيوية للشركة. تضمن هذه الوظيفة دقة وسلامة وسهولة الوصول إلى جميع الوثائق وفقا للإجراءات والمتطلبات التنظيمية المعمول بها. سيكون المرشح الناجح نقطة الاتصال المركزية للتحكم في الوثائق عبر جميع الأقسام.

المسؤوليات

• إنشاء وتنفيذ وصيانة إجراءات التحكم في الوثائق وتدفقات العمل

• استلام ومعالجة وتصنيف وتوزيع الوثائق الفنية (SOPs, الكتيبات,

• الرسومات, المواصفات, العقود)

• ضمان التحكم الدقيق في النسخ ومنع استخدام الوثائق القديمة

• مسح وتحميل وفهرسة الوثائق في أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)

• الحفاظ على أرشيفات الوثائق المادية والرقمية

إدارة المشتريات

• إنشاء ومعالجة أوامر الشراء (POs) وفقا لسياسات الشركة

• سياسات المشتريات وتدفقات الموافقة

• متابعة حالة أوامر الشراء مع الموردين، تتبع جداول التسليم، وتصعيد التأخيرات إلى

• المعنيين

• نشر ملاحظات استلام البضائع (GRN) عند التحقق من التسليم، وضمان الدقة في

• فحص الكمية والجودة

• التنسيق مع فرق المستودعات/اللوجستيات لتأكيد استلام البضائع وحل

• الفروقات

• الحفاظ على الوثائق الخاصة بالمشتريات وملفات مراسلات الموردين

الامتثال والتدقيق

• قيادة إعداد التدقيق الداخلي للامتثال والعمل كنقطة الاتصال الرئيسية لطلبات التدقيق

• إعداد وتقديم تقارير الامتثال ربع السنوية للإدارة، موثقة الالتزام بالسياسات، والإجراءات، والمتطلبات التنظيمية

• ضمان امتثال عمليات التحكم في الوثائق والمشتريات لمعايير ISO، وتنظيمات الصناعة، وسياسات الشركة

• دعم التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال تقديم الوثائق المطلوبة

• الحفاظ على جداول احتفاظ الوثائق وتنفيذ التخلص الآمن من الوثائق وفقًا للسياسة

• ضمان تقديم جميع الوثائق الخاصة بالعميل في الوقت المحدد

• تسجيل جميع الاتصالات الداخلية والخارجية.

التنسيق والدعم

• التعاون مع مديري المشاريع، والمهندسين، وفرق المشتريات، ورؤساء الأقسام لضمان دقة الوثائق وأوامر الشراء

• تدريب الموظفين على إجراءات التحكم في الوثائق واستخدام EDMS

• إنشاء تقارير عن حالة الوثائق، والموافقات المعلقة، وخط أنابيب المشتريات

• الرد على استفسارات الوثائق والمشتريات من الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين