مراقب الوثائق المالية

Client of Talentmate

يلعب مراقب الوثائق دورًا محوريًا في الحفاظ على إدارة مستندات المنظمة لضمان توفر المعلومات الصحيحة للأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. تعتبر هذه الوظيفة حاسمة للحفاظ على بنية تحتية منظمة جيدًا من الوثائق، مما يقلل من خطر الخطأ أو سوء التواصل الذي قد ينشأ عن المعلومات القديمة أو المفقودة. يتحمل مراقب الوثائق مسؤولية تسجيل الوثائق بدقة وتخزينها واسترجاعها سواء بصيغ إلكترونية أو ورقية. يعملون عن كثب مع مختلف الأقسام لضمان الالتزام بمعايير الشركة وتسهيل عمليات إدارة الوثائق بسلاسة. الدقة، والانتباه إلى التفاصيل، وفهم شامل لأنظمة الملفات الرقمية وإجراءات التحكم في الوثائق هي صفات أساسية للنجاح في هذا الدور.

المسؤوليات

• تنسيق والإشراف على أنظمة إدارة الوثائق الخاصة بالمنظمة لضمان الدقة والكفاءة.
• ضمان التزام جميع الوثائق بمعايير الشركة واللوائح المعمول بها.
• المساعدة في إعداد وتعديل الوثائق وفقًا لمتطلبات المشاريع.
• تسهيل عمليات تدقيق منتظمة لممارسات إدارة الوثائق في الشركة لأغراض ضبط الجودة.
• التعاون مع مديري الأقسام لتبسيط عمليات الوثائق وتحسين سير العمل.
• إدارة وحماية أنظمة الأرشفة والتخزين للوثائق الإلكترونية والورقية.
• توزيع الوثائق على المعنيين في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
• تدريب الموظفين على تقنيات إدارة الوثائق الصحيحة واستخدام أنظمة البرمجيات ذات الصلة.
• مراقبة ومراجعة الطلبات المستلمة للتأكد من الاكتمال والامتثال للإرشادات.
• معالجة وحل المشكلات المتعلقة بتباينات الوثائق أو قضايا الوصول.
• البقاء على اطلاع على التقدم في تقنيات إدارة الوثائق وأفضل الممارسات.
• تقديم تقارير وملاحظات للإدارة بشأن أنشطة ومشكلات إدارة الوثائق.

المتطلبات

• خبرة مثبتة في وظيفة مراقبة الوثائق أو وظيفة إدارية مشابهة.
• الكفاءة القوية في برامج وأنظمة إدارة الوثائق مطلوبة.
• مهارات تنظيمية ممتازة والانتباه إلى التفاصيل مع القدرة على تعدد المهام.
• فهم جيد لمبادئ إدارة المشاريع وتدفقات الوثائق.
• القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بفعالية تحت المواعيد النهائية الضيقة.
• مهارات تواصل استثنائية مع القدرة على العمل بشكل تعاوني مع الآخرين.
• يفضل الحصول على درجة البكاليوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة.