منسق الهندسة

Bab Al Shams Desert Reso...

الحفاظ على جميع ملفات الموظفين والسجلات في القسم المعني. يضمن سجلات الوقت والحضور لعملية الرواتب. المهام الرئيسية والمسؤوليات لتحديد المواعيد والحفاظ على تقويم لرئيس القسم. تدوين محاضر الاجتماعات الرئيسية، حسبما قد يتطلب رئيس القسم. ترتيب جداول الأعمال التجارية وتنسيق متطلبات سفر رئيس القسم. فرز وتقديم البريد والوثائق الواردة لرئيس القسم وإرفاق الملف المناسب لتسهيل الإجراءات اللازمة، وتحديد التوجيه، والتوقيع المطلوب، والحفاظ على المتابعة. تلقي المكالمات الواردة لرئيس القسم وتدوين الرسائل حسب الاقتضاء. إعداد الاتصالات التي يحددها رئيس القسم في التوجيهات الشفوية أو الكتابية. الحفاظ على نظام إدارة الملفات أو السجلات وإجراءات سير العمل المكتبي الأخرى. التنسيق مع رؤساء الأقسام بشأن مواعيد التسليم حسب توجيهات رئيس القسم. العمل كمستشار إداري للموظفين في بعض القضايا. التعامل مع جميع المراسلات الواردة وتوزيعها المتعلقة بالقسم المعني. الحفاظ على نظام ملفات شامل للقسم المعني. تلقي المكالمات الهاتفية الواردة. ترتيب جدول المواعيد لرئيس القسم وتذكيره وفقًا لذلك. حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر والملاحظات من الاجتماعات القسم. إبلاغ رئيس القسم بالأمور العاجلة. الحفاظ على نظام يومي للمتابعة. الحفاظ على جداول/سجلات الإجازات السنوية بدقة للقسم المعني. فرز وتجميع سجلات الحضور الشهرية للقسم في الوقت المحدد. الحفاظ على بيئة مكتبية نظيفة ومرتبة. إعداد المراسلات الصادرة لرئيس القسم وعند الضرورة. إعداد تقارير جداول بيانات الكمبيوتر حسب الحاجة. تولي أي مهام أخرى حسبما تتطلبها رئيس القسم أو في غيابه/غيابها. المشاركة، وتشجيع، ودعم جميع الأنشطة المتعلقة بمشاركة الموظفين في الفندق. مراقبة والتحكم في نشاط مخزن الهندسة والالتزام الصارم بإجراءات وسياسات المخزن في غياب أمين المخزن. المتابعة مع المشتريات فيما يتعلق بطلبات الشراء المعلقة المتعلقة بأوامر العمل وكذلك عناصر مخزون المخزن. المضي قدمًا في جميع أعمال الصيانة الوقائية المخططة وإجراءات خدمة غرف الضيوف، والمتابعة على الانتهاء، وتقديم الملاحظات لإدارة الهندسة وطالب الخدمة. التأكد من أن نظام FLS محدث وتنسيق/تسهيل جدول الاختبارات المرتبطة في الشهر الذي تكون فيه مستحقة. إجراء التقييمات حسب إرشادات الموارد البشرية إذا تم توجيهها/إذا كانت مطلوبة من قبل رئيس القسم. أداء وظائف أخرى قد يتم تفويضها من قبل الإدارة من وقت لآخر. متطلبات الخبرة والتعليم أكمل المدرسة الثانوية. سيكون الحصول على دبلوم مفضل للغاية. خريج إدارة الفنادق والضيافة. سيكون دبلوم في أي تخصص هندسي مفضل. خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور منسق أو سكرتير، ويفضل أن يكون في فندق 5 نجوم. معرفة استخدام الكمبيوتر في Microsoft Office بما في ذلك Word / Excel / PowerPoint. فهم CMMS. التخصص في AutoCAD مفضل للغاية، خصوصًا للتعاون والعمل الجماعي الفعال. مهارات التعامل مع الآخرين. منظم ومنضبط، مخلص وموثوق (ضروري). ودود وممتع وسهل التواجد معه (ضروري). العمل بفعالية تحت الضغط للوفاء بالمواعيد النهائية (ضروري). التخصص في الكتابة والتحدث باللغة الإنجليزية (ضروري). مستوى عالٍ من مهارات الهاتف (ضروري). معرفة نظام FLS (ضروري). الرغبة في تحمل المسؤولية الشخصية عن الأداء الخاص به.