منسق الهندسة Kempinski Hotel

إدارة التنسيق واللوجستيات اليومية لمشاريع الهندسة والإدارة. يشمل ذلك جدولة الاجتماعات، إعداد التقارير، تنظيم الوثائق الفنية، مراقبة المواعيد النهائية، وضمان التزام الفريق بخطط المشروع ومعايير الجودة.

• إدارة وثائق الاستدامة لأغراض التدقيق.
• الإشراف على إعداد الوثائق والعروض المتعلقة بالاستدامة.
• إعداد وتنفيذ طرق توفير الطاقة.
• إعداد التقرير الشهري للاستدامة.
• إدارة المخزون والرواتب.
• إعداد تقرير الأرباح والخسائر للهندسة
• تطوير السياسات والإجراءات للاستدامة والتنمية البيئية
• إدارة والحفاظ على الوثائق لعقود الصيانة السنوية (AMCs).
• الحفاظ على ملفات منظمة لجميع تقارير وشهادات الأطراف الثالثة.
• ضمان filing دقيق وصيانة الوثائق المطلوبة من البلدية للامتثال.
• تسهيل وتتبع الفحوصات التحضيرية المتعلقة بالعقود والصيانة.
• ضمان تدفق المعلومات بدون انقطاع إلى مدير الهندسة، ومدير مساعد، والمشرفين، وجميع أعضاء طاقم الهندسة الآخرين.
• أداء الأعمال الكتابية، بما في ذلك أخذ ونقل الإملاء وتأليف المراسلات بناءً على التعليمات العامة.
• تصنيف وتوجيه البريد والوثائق، مع تحديد ما يجب الرد عليه أو ما يتطلب انتباه المدير الفوري.
• تنظيم والحفاظ على ملفات الإدارة من السجلات والتقارير والمراسلات للرجوع إليها وتشغيل بكفاءة.
• الحفاظ على دليل الإدارة والإجراءات محدثًا؛ تفسير التوجيهات والسياسات واللوائح الجديدة وإبلاغ الأفراد المعنيين بالتغييرات.
• جدولة وتنسيق الترتيبات للندوات والمؤتمرات والمواعيد والاجتماعات والارتباطات التحدثية للمدير.
• حضور الاجتماعات لتدوين المحاضر، وتقديم المعلومات، والعمل كموظف موارد.
• إجراء مقابلات مع المتصلين، والرد على الأسئلة المتعلقة بأنشطة الإدارة، والعمل كحلقة وصل مع الموظفين الإداريين والوكالات الخارجية.
• التواصل بفعالية مع الموظفين بشكل شفهي أو كتابي، والاستماع والملاحظة لضمان الفهم، وإبقاء الموظفين على اطلاع جيد.
• تأليف الرسائل والبيانات بشكل مستقل يتطلب تفسيرًا وتطبيقًا لسياسات الإدارة.
• فحص جميع الفواتير وتقارير الاستلام للتحقق من أن الكمية المطلوبة تتطابق مع الكمية المستلمة.
• مراجعة الأسعار والنقاط وشروط الدفع لضمان الاتفاق مع أمر الشراء والتخلص من أي تناقضات.
• الحفاظ على التواصل مع الموردين لضمان شراء سلع عالية الجودة، وتسليم سريع، وخدمة موثوقة بأفضل سعر.
• إحالة المشكلات المتعلقة بالتسليمات أو الفواتير إلى المشتري لحلها.
• مساعدة مدير الهندسة في إعداد التقارير الإدارية والميزانيات.
• مراجعة التقارير الواردة للمشرف، والتحقق والمقارنة مع الوثائق المصدر، وإبلاغهم بالعناصر المهمة أو التغييرات أو الأخطاء أو الإغفالات.
• نصح كل عضو من أعضاء طاقم الهندسة بشأن مهام العمل ومراجعة العمل من حيث الدقة والكمال.
• المشاركة في فرق حل المشكلات في الإدارة والفندق خلال الاجتماعات الأساسية الأسبوعية والشهرية.
• الحفاظ على نظافة وتنظيم الظروف في منطقة العمل المعينة.
• السعي لإنشاء جو عمل إيجابي وودود ومنضبط.