منسق فعاليات فندق فاخر

Adeera Hotel group

كمنسق فعاليات، أنت مسؤول عن المساعدة في التخطيط والتنسيق والتنفيذ لجميع فعاليات الفندق، الاجتماعات، والمؤتمرات. تدعم هذه الوظيفة التواصل مع العملاء، إعداد وثائق الفعاليات، تضمن التنسيق الداخلي الدقيق، وتسهيل عمليات الفعاليات بسلاسة لتقديم تجارب استثنائية للضيوف. تتطلب هذه الوظيفة مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، والتواصل الفعال عبر جميع أقسام الفندق.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• المساعدة في تنظيم وتنسيق جميع فعاليات الفندق، بما في ذلك الإعداد، اللوجستيات، الجداول الزمنية، والدعم في الموقع.
• إعداد وتحديث أوامر فعاليات الولائم، والمخططات، والجداول الزمنية التفصيلية للتوزيع الداخلي.
• ضمان التواصل الدقيق لجميع تفاصيل الفعالية إلى الأقسام المعنية مثل الولائم، والطهي، وتكنولوجيا المعلومات، والتنظيف، والأمن.
• تكون نقطة الاتصال الرئيسية للعملاء خلال مراحل التخطيط والتنفيذ.
• إجراء تفتيشات للموقع، والرد على استفسارات العملاء، ودعم تخصيص الفعالية بناءً على احتياجات العملاء.
• تقديم متابعة بعد الفعالية، وجمع الملاحظات، وضمان رضا العملاء.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لملفات الفعالية، والعقود، والمراسلات، وتتبع المدفوعات.
• تحديث تقاويم الفعاليات، والجداول، والتقارير للمراجعة الإدارية.
• المساعدة في الفواتير، والودائع، وملخصات الفواتير، ووثائق الإيرادات.
• دعم فريق الفعاليات خلال أيام الفعاليات، وضمان سير العمليات بسلاسة والالتزام بالجداول المخططة.
• رصد إعدادات الفعاليات لضمان تلبية المعايير، والتخطيطات، وطلبات العملاء بالكامل.
• إجراء إحاطات قبل الفعالية وتحديث الأقسام بشأن أي تعديلات أو تغييرات في اللحظة الأخيرة.
• الإبلاغ عن القضايا التشغيلية على الفور ودعم حل المشكلات لضمان نجاح الفعالية.
• ضمان تقديم جميع الفعاليات بمعايير خدمة عالية تتماشى مع توقعات علامة الفندق التجارية.
• دعم الامتثال لمتطلبات الصحة والسلامة والنظافة والأمن لجميع الفعاليات.