مساعد تنفيذي

Aspen Technology

قوة الدفع وراء نجاحنا كانت دائمًا في أشخاص AspenTech. ما يدفعنا هو طموحنا ورغبتنا وطموحنا للاستمرار في دفع الحدود، والتغلب على أي عقبة، وتحدي الوضع الراهن للعثور باستمرار على طريقة أفضل. ستختبر هذه الصفات من الشغف والفخر والطموح بطرق عديدة من مجموعة غنية من برامج تطوير المهنة إلى دعم مشاريع الخدمة المجتمعية إلى الفعاليات الاجتماعية التي تعزز المتعة وبناء العلاقات عبر مجتمعنا العالمي.الدورإذا كنت مساعدًا تنفيذيًا تبحث عن فرصة للنمو، فإن AspenTech تبحث عن فرد مدفوع، للعمل في بيئة سريعة الخطى لدعم نائب الرئيس، مبيعات منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا وفريق المبيعات. ستقوم بأداء مجموعة واسعة من المهام الإدارية التي تركز على تمكين الكفاءة وفعالية القادة الذين تدعمهم.لتكون ناجحًا في هذا الدور، يجب أن تكون استباقيًا وأن تأخذ المبادرة، وقادرًا على إدارة مجموعة من الأولويات المتنافسة للوفاء بالمواعيد النهائية. يجب أن تكون لديك اهتمام كبير بالتفاصيل بالإضافة إلى مهارات تواصل فائقة وأن تظهر مستوى عالٍ من الاحترافية في جميع التفاعلات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. يجب أن تكون شخصًا يبدأ بنفسه وقادرًا على بدء وإدارة الأنشطة مع شعور قوي بالملكية وتركيز عام على جودة العمل والوقت.أثرهامدير جداول زمنية معقدة. ترتيب الاجتماعات والمواعيد داخليًا ضمن فريق Aspen وخارجيًا مع العملاء والشركاء. حضور الاجتماعات وتدوين ملاحظات التعليمات وتسجيل محاضر الاجتماعات إذا لزم الأمر. ضمان التنسيق الصحيح بين نائب الرئيس والفريق.إدارة الاجتماعات والأحداث الشخصية مع التعامل مع جميع اللوجستيات (الدعوات، جدول الأعمال، المكان وجميع المتطلبات الأخرى)كونك نقطة الاتصال الأساسية بين التنفيذيين وأعضاء الفريق والعملاء والشركاء الخارجيين الآخرين.التعامل مع ترتيبات السفر لنائب الرئيس وفريق القيادة: جدول الرحلة، طلب التأشيرة، حجز الرحلات الجوية، الفنادق، النقل، إلخ. مساعدة التنفيذيين العالميين في اللوجستيات عند زيارة منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا.دعم نائب الرئيس في تقديم مطالبات النفقات في Oracle.دعم نائب الرئيس/فريق منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا في رفع طلبات الشراء على Coupa مثل الدفع لمكان الاجتماع/التدريبدعم نائب الرئيس/فريق منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا في رفع طلبات الخدمة على Ivanti لمتطلبات خدمات الشبكة.دعم فريق المرافق من خلال إدارة متطلبات مكتب البحرين للصيانة والإصلاحات، طلبات الإمدادات من خلال التنسيق عن كثب مع إدارة المباني المحلية والموردين. دعم فريق المرافق في فتح المكتب السعودي.دعم الفريق القانوني في أي متطلبات إداريةمعالجة طلبات Coupa لخدمات PRO LOI المدفوعاتدعم فريق تكنولوجيا المعلومات في إدارة متطلبات الفريق في المنطقةدعم فريق عمليات المبيعات في تصعيد الصفقات على Sales Force، التنبؤ بما في ذلك إدارة ملفات التنبؤ خلال مكالمات التنبؤ (عند الحاجة)، تنظيف قاعدة بيانات الفرص على SF، إعداد OSPs وتسجيلها على SF، P2Ps، خطط الحسابات.دعم فريق CS&T في تدريباتهم المحلية بما في ذلك مساعدة المتدربين في طلبات التأشيرة عند الحاجة.إدارة جميع شحنات FedEx منطقة الشرق الأوسط وأفريقياإدارة تجميع وصيانة البيانات والتقارير في المجلدات المشتركة التي يمكن للفريق الوصول إليها للرجوع إليها.دعم تسجيلات الفعاليات والمؤتمرات بالتنسيق مع فريق التسويق.تجميع خطط الإجازات السنوية لقيادة منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا للتنسيق الصحيح داخل الفريق.دعم فريق منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا والفريق العالمي في طلبات التأشيرات لزيارات العملاء، والاجتماعات، والتدريبات، إلخ.إدارة جميع حجوزات قاعات الاجتماعات في المنطقة.دعم تنظيم مبادرات وأنشطة الموارد البشرية لمنطقة الشرق الأوسط وأفريقيا.تنسيق مع الفنادق في منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا بشأن اتفاقيات الأسعار المؤسسية.الحفاظ على تحديث منتظم لجدول تنظيم مبيعات منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا وSC.الحفاظ على تحديث منتظم لقوائم توزيع Outlook لمبيعات SC منطقة الشرق الأوسط وأفريقيا.قيادة الأنشطة لمنتدى القيادة النسائية لمنطقة الشرق الأوسط وأفريقيا كوني رئيسة للمنطقة.ما ستحتاجه5 سنوات أو أكثر من الخبرة في دعم إدارة المستوى التنفيذي في بيئة الشركات.شهادة الثانوية العامة مطلوبة؛ درجة البكالوريوس مفضلة.استباقي مع مهارات تنظيم قوية؛ يجب أن تكون قادرًا على تحديد الأولويات والعمل بشكل مستقل.قدرة مثبتة على الوفاء بالمواعيد النهائية بفعالية في بيئة سريعة الخطى مع مجموعة من الأولويات المتنافسة.مهارات تواصل شفوية وكتابية استثنائية.إدارة عبء عمل متطلب، والتوازن بين المهام/المشاريع التي تتم إدارتها ذاتيًا مع احتياجات دعم الإدارة.التفاني والمتابعة.لاعب فريق جيد مع القدرة على التفاعل بفعالية مع التنفيذيين والموظفين على جميع المستويات.مبادرة ذاتية مع شعور قوي بالملكية والفخر في عملك.