مساعد تنفيذي

Autodesk

المسؤوليات

• إدارة التقويمات، جدولة الاجتماعات، وتنسيق ترتيبات السفر.
• التعاون مع فرق المبيعات والفرق الموسعة حسب الحاجة لإعداد جداول الأعمال ومواد الاجتماعات، وتوثيق محاضر الاجتماعات، وتتبع العناصر التنفيذية، والمتابعة بشأن التسليمات
• تخطيط وتنسيق الفعاليات والاجتماعات الافتراضية وفي الموقع، بما في ذلك إعداد مواد الاجتماعات، واللوجستيات، والمكان، والأنشطة، والتموين
• الحفاظ على عناوين البريد الإلكتروني، وقوائم التوزيع، والدلائل المشتركة، بما في ذلك الحفاظ على الأذونات
• التعاون بشكل مثالي مع إداريي فريق التنفيذ الآخرين لتنفيذ جدولة الاجتماعات وتنسيق الفعاليات على مستوى المنظمة.
• إنشاء العروض التقديمية، والاتصالات على مستوى المنطقة، والحفاظ على مخططات التنظيم
• العمل كحارس بوابة ونقطة اتصال في مكتب دبي
• استخدام بوابة AXS لإنشاء خطابات الرواتب والتوظيف، وتقديم البيانات المالية المدققة، وتجديد بطاقة المنشأة ورخصة التجارة، وتتبع حالات التقديم والمتابعة بشأن الموافقات أو القضايا.
• إدارة الاشتراكات الإقليمية مثل MEED وThe Economist للفريق، بما في ذلك الحفاظ على قوائم المستخدمين، والمدفوعات، والتجديدات.
• تنسيق المتطلبات المتعلقة بالمملكة العربية السعودية: إصدار خطابات دعوة للحصول على تأشيرات، والتواصل مع فرق المالية والضرائب والمرافق بشأن الزكاة، والبلدية، والشهادات الأخرى.

إدارة القوى العاملة المؤقتة

• التعاون مع فرق الاستعانة بمصادر خارجية بشأن طلبات التوظيف والعقود، وضمان الامتثال المحلي.
• رفع أوامر الشراء، والتحقق من الفواتير، ومعالجة المدفوعات لتكاليف ونفقات القوى العاملة المؤقتة.
• تتبع التكاليف المعتمدة، وإدارة تحديثات التعويض، والتواصل مع وكالات التوظيف.
• العمل كنقطة الاتصال الرئيسية بين Autodesk ووكالات التوظيف.

المشتريات

• استخدام بوابة Supplier Central لرفع أوامر الشراء، وتسجيل البائعين، وتتبع الموافقات، والأوامر، والفواتير.
• قد تكون نقطة الاتصال للشراءات departmental، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر تتبع أجهزة الكمبيوتر، وإدارة البائعين، والإدارة العامة للأصول.
• العمل بشكل وثيق مع Du Telecommunication وTangoe Team وفريق الهواتف المحمولة لتجديد العقود، وطلب الهواتف المحمولة وفقًا لسياسة الشركة، ومعالجة المدفوعات، وتتبع الأجهزة والمستخدمين.

المالية

• العمل مع شريك الأعمال المالي (FBP) وحسابات الدفع لضمان دفع فواتير القسم في الوقت المناسب
• العمل مع FBP لتتبع النفقات التشغيلية، وتقييم وتأمين الميزانيات المستقبلية، وتقديم المدفوعات في الوقت المحدد.
• دعم فريق الضرائب للحصول على التقارير المالية الموقعة وتقديمها حسب الحاجة.

المؤهلات الدنيا

• شهادة بكاليوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو المجالات ذات الصلة
• خبرة تزيد عن 6 سنوات في دعم التنفيذيين الكبار في بيئة سريعة ومتعددة الجنسيات
• مهارات استثنائية في إدارة الوقت والتنظيم والقدرة على القيام بمهام متعددة.
• استعداد للتكيف مع بيئة تتغير بسرعة والعمليات والمسؤوليات الجديدة
• قدرة مثبتة على العمل تحت الضغط والتواصل بفعالية والالتزام بالمواعيد النهائية
• إجادة في مجموعة Microsoft Office، وتطبيقات الأعمال ذات الصلة مثل Zoom وMicrosoft Teams وMicrosoft SharePoint
• مهارات تواصل بين شخصية وكتابية/شفوية قوية باللغة الإنجليزية؛ العربية ميزة إضافية
• قادر ومستعد للسفر إلى الفعاليات أو الاجتماعات الداخلية، محليًا ودوليًا حسب الحاجة
• نظرًا لفريقنا الموزع عالميًا، قد تعمل أحيانًا خارج ساعات العمل العادية
• حذر وذو خبرة في التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية.