مساعد تنفيذي

Dubai Department of Economy and Tourism

المعرفة

• متمكن في اللغة الإنجليزية والعربية;
• متمكن في برامج MS Office.
  
  

هدف الوظيفة

تقديم الدعم الإداري للمدير التنفيذي بما في ذلك تنظيم وتخطيط عمليات المكتب لضمان فعالية وكفاءة عمليات المكتب.

المسؤوليات الرئيسية

المراسلات المكتبية:

• صياغة وتحضير جميع المراسلات ذات الصلة باستخدام مجموعة من برامج المكتب، بما في ذلك البريد الإلكتروني، وجداول البيانات، وقواعد البيانات;
• تدقيق وتوزيع المراسلات على الأطراف الداخلية والخارجية المعنية;
• تقديم الدعم الإداري والكتابي لأعضاء فريق القسم;
• استقبال وتصفية المكالمات الواردة، استقبال الزوار والتعامل مع استفساراتهم أو توجيههم إلى الأشخاص المناسبين وفقًا لاحتياجاتهم;
• متابعة أي قضايا داخلية تتعلق بشؤون الموارد البشرية لموظفي المكتب، مثل الحضور، إجراءات التأشيرات، التأمين الطبي، إلخ
  
  

إدارة التقويم

• جدولة؛ تحديد أولويات المواعيد، مع ضمان تنفيذ الاجتماعات والمواعيد النهائية والمهام الأخرى لمكتب المدير التنفيذي بسلاسة;
• التعامل وتنسيق ترتيبات السفر؛ إعداد جداول الرحلات؛ إعداد، وتجميع، والحفاظ على قسائم السفر والسجلات;
• تنبيه المديرين المباشرين بشأن الإلغاءات أو الاجتماعات الجديدة والحفاظ على التقويم محدثًا.
  
  

الاجتماعات والفعاليات

• تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، المؤتمرات، المكالمات الجماعية، إلخ كما هو مطلوب من قبل المدير التنفيذي أو للقسم.
• ضمان مشاركة جدول أعمال الاجتماع مع جميع الأطراف المعنية، حضور الاجتماعات، تسجيل محاضر الاجتماعات وتوزيعها على جميع الأطراف المعنية;
• إدارة السجلات:
• إنشاء وإدارة كلا من أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية;
• تخزين واسترجاع الوثائق والسجلات والتقارير الخاصة بالشركة.

تفاصيل الوظيفة