مساعد تنفيذي

Standard Chartered

استراتيجية

• إعداد عروض تقديمية مفصلة، ملاحظات إحاطة، وحقائب اجتماعات.
• متابعة جميع نقاط العمل التي تم إثارتها في اجتماعات القيادة، والحفاظ على سجل دقيق للمالكين والمواعيد النهائية، وضمان متابعة كل عنصر حتى الاكتمال.
• تنسيق تجميع البيانات والتحديثات المطلوبة لمراجعات الدول والمناطق.
• الحفاظ على نظرة واضحة حول الأولويات الجارية، والمواعيد النهائية، والنتائج، والالتزامات الرئيسية من كلا التنفيذيين، وضمان بقاء جداولهم وأحمال العمل منظمة وقابلة للإدارة.

دعم الأعمال

• إعداد مواد اجتماعات العملاء، ملخصات الأعمال، والتقارير.
• العمل عن كثب مع المبيعات، المنتج، العمليات، والوظائف الأخرى للحصول على المعلومات اللازمة للمناقشات التجارية.
• تنسيق جميع اللوجستيات والوثائق لزيارات القيادة، الاجتماعات عالية المستوى، والم engagements الداخلية أو الخارجية، وضمان إعداد كل حدث بشكل صحيح، وهيكلته، وتنفيذه بسلاسة.
• مراجعة تقديمات الأعمال الواردة من الأسواق والفرق، والتحقق من الاكتمال والدقة، وتصعيد المدخلات المفقودة أو التصحيحات المطلوبة لضمان حصول التنفيذيين على معلومات موثوقة.

المسؤوليات الرئيسية العمليات

• إدارة متطلبات التقويم الكامل لكلا التنفيذيين، بما في ذلك الجدولة، تنسيق الاجتماعات، ترتيبات السفر، طلبات التأشيرات، حجوزات الإقامة، وإعداد جداول مفصلة.
• معالجة طلبات الشراء، أوامر الشراء، الموافقات، تنسيق الموردين، والفوترة.
• ضمان أن كل معاملة تتبع السياسات، وتحمل الوثائق المناسبة، وتُقدم من خلال سير العمل المطلوب.
• الحفاظ على الوثائق المحدثة، والمتعقبين، والمجلدات المشتركة، والملفات الإدارية.
• ضمان بقاء جميع السجلات منظمة، دقيقة، وجاهزة للمراجعة أو التدقيق في أي وقت.
• الإشراف على الإدارة اليومية للمكتب للتنفيذيين، بما في ذلك إعداد الاجتماعات، والمتابعات، والتنسيق مع الأقسام الأخرى، والانتهاء في الوقت المحدد من المهام التي تدعم الكفاءة التشغيلية.
• التواصل مع المالية لتتبع الفواتير، تأكيد المدفوعات، وضمان أن جميع النفقات المتعلقة بالموردين تتبع الهيكل المناسب للموافقة.

الأشخاص والمواهب

• دعم إدماج وخروج أعضاء الفريق من خلال ترتيب الوصول، الأدوات، طلبات النظام، والمتطلبات الإدارية لمساعدتهم على الانتقال بسلاسة إلى أو من الفريق.
• تنسيق التدريبات الإلزامية، دورات الأداء، متطلبات الامتثال، والجداول الزمنية الداخلية، وضمان إكمال أعضاء الفريق للمهام المطلوبة ضمن المواعيد النهائية المحددة.
• الحفاظ على سجلات الفريق محدثة ودقيقة، بما في ذلك جداول الإجازات، خطط السفر، الموافقات، وغيرها من المعلومات المتعلقة بالموظفين التي تدعم التخطيط وإدارة الموارد.
• ترتيب المشاركات الجماعية، جلسات التعلم، الاجتماعات العامة، والفعاليات، بما في ذلك جميع اللوجستيات، التواصل، والوثائق اللازمة لدعم بيئة منتجة وتعاونية.
• توفير دعم إداري مستمر وموثوق لجميع أعضاء الفريق، وضمان تسهيل عملهم، وأن المهام التشغيلية لا تعيق تحقيق الأهداف التجارية.

إدارة المخاطر

• ضمان الالتزام بالسياسات الداخلية، سير الموافقات، وإرشادات الحوكمة من خلال مراجعة الوثائق، ومراقبة التقديمات، وتأكيد أن كل عنصر يلبي المعايير المطلوبة.
• الحفاظ على سرية صارمة والتعامل الآمن مع المعلومات الحساسة، بما في ذلك التواصل التنفيذي، والسجلات المالية، والمسائل المتعلقة بالموظفين، والوثائق المعلمة بأنها محظورة.
• إعداد المواد والوثائق المطلوبة للتدقيق، والتحقق من الحوكمة، ومراجعات الامتثال، وضمان أن جميع السجلات كاملة، قابلة للتتبع، ومتوافقة مع توقعات السياسة.
• مراجعة النفقات، المدفوعات، والوثائق الداعمة مع التركيز على الدقة والتوافق مع السياسات.
• رفع المخاوف أو التناقضات مع الفرق المناسبة للتصحيح في الوقت المناسب.
• مراقبة المخاطر التشغيلية المتعلقة بالوثائق، والجداول الزمنية، والتواصل عبر الوظائف.
• الإبلاغ عن الفجوات، التأخيرات، أو المشكلات التي قد تؤثر على الامتثال أو سلامة سير العمل، وتنسيق الحل مع أصحاب المصلحة المعنيين.

الحوكمة

• الحفاظ على مستودع محدث للموافقات، التقديمات، السياسات، ومستندات اللجان لسهولة الوصول والاستعداد للتدقيق.
• العمل مع الامتثال، المخاطر التشغيلية وفرق التحكم الأخرى لتأكيد متطلبات السياسة وضمان التوافق مع معايير الحوكمة.
• ضمان التعامل مع الوثائق الحكومية السرية وتخزينها بأمان.

الامتثال التنظيمي وسلوك الأعمال

• عرض سلوك نموذجي والعيش وفقاً لقيم المجموعة ومدونة السلوك.
• تحمل المسؤولية الشخصية عن تعزيز أعلى معايير الأخلاق، بما في ذلك السلوك التنظيمي وسلوك الأعمال، عبر بنك ستاندرد تشارترد.
• تحديد، تصعيد، تخفيف، وحل المخاطر، والسلوك، وقضايا الامتثال بشكل فعال وتعاوني.