مساعد تنفيذي The Arts Club Dubai

المهام والمسؤوليات الرئيسية الخاصة بك هي:

الدعم التنفيذي

• تقديم دعم إداري مخصص للرئيس التنفيذي، المدير المالي، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية بشكل استباقي، والجدولة، وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• تكون كحلقة وصل رئيسية ونقطة اتصال بين المديرين التنفيذيين، القيادة العليا، والجهات المعنية الرئيسية.
• إعداد، وصياغة، وإدارة المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، والمواد الإحاطية نيابة عن فريق التنفيذيين.
• ضمان استعداد المديرين التنفيذيين جيدًا للاجتماعات من خلال تجميع جداول الأعمال، والمستندات الداعمة، والمتابعة بعد الاجتماع على عناصر العمل.

تنسيق العمليات

• تخطيط وتنظيم وإدارة ترتيبات السفر المعقدة المحلية والدولية، بما في ذلك الرحلات، والإقامة، والنقل، والمسارات التفصيلية.
• الحفاظ على سجلات منظمة من المستندات، والعقود، والتقارير لضمان الدقة، والسرية، وسهولة الوصول.
• تنسيق ودعم تخطيط الفعاليات الشركات، والاجتماعات الخارجية، والوظائف الداخلية لمكتب التنفيذيين.
• الإشراف على العمليات الإدارية مثل تقارير النفقات، وتتبع الحضور، والمشتريات لمكتب التنفيذيين.

إدارة المشاريع والتواصل

• دعم تنفيذ المبادرات الاستراتيجية والمشاريع الخاصة، وإجراء الأبحاث وإعداد التقارير أو العروض التقديمية حسب الحاجة.
• تسهيل التواصل الفعال داخل مكتب التنفيذيين وعبر الأقسام، وضمان التوافق والنشر في الوقت المناسب للمعلومات.
• الحفاظ على السرية التامة والتمييز في التعامل مع جميع الأمور التجارية، والأشخاص، والاستراتيجية.

• إظهار الاحترافية، والنزاهة، والتمييز في جميع الأوقات، وتمثيل قيم ومعايير التميز الخاصة بالشركة.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من المظهر الشخصي والسلوك، والعمل كنموذج يحتذى به داخل المنظمة.
• حضور الاجتماعات المطلوبة، والإحاطات، وجلسات التدريب كما وجهت الإدارة.
• المساهمة في التحسين المستمر من خلال الاقتراح بشكل استباقي تحسينات على العمليات، والأنظمة، وكفاءة المكتب.
• التعاون بفعالية مع الزملاء عبر الأقسام لضمان سير العمليات بسلاسة وتقديم خدمة استثنائية.