مساعد تنفيذي

Wio Bank

المسؤوليات الرئيسية

• تقديم دعم إداري شامل لثلاثة تنفيذيين كبار، بما في ذلك إدارة التقويمات المعقدة، وتنسيق الاجتماعات، وترتيبات السفر.
• إعداد وتنظيم المواد التنفيذية، مثل التقارير، والعروض التقديمية، وموجزات الاجتماعات، والمتابعات.
• تقديم كجهة اتصال محترفة للفرق الداخلية، والعملاء، والشركاء، والمساهمين الخارجيين نيابة عن التنفيذيين.
• إدارة الأولويات اليومية بشكل استباقي، مع توقع الاحتياجات وضمان التنفيذ في الوقت المناسب للمهام.

تنسيق الاجتماعات والفعاليات

• جدولة وإدارة الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الجداول الزمنية، وتدوين المحاضر، وتتبع الإجراءات اللاحقة.
• تنسيق الفعاليات التنفيذية سواء الداخلية أو الخارجية بما في ذلك اللوجستيات، والاتصالات، وتخطيط الموارد.

إدارة المكتب والإدارة

• إدارة العمليات الإدارية اليومية، بما في ذلك الطلب وصيانة اللوازم المكتبية وإدارة معدات المكتب للاستخدام التنفيذي.
• الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المنظمة (رقمية ومادية) وضمان دقة السجلات.
• تحديد وتقديم التوصيات لتحسين سير العمل الإداري وزيادة الكفاءة.

دعم المشاريع والمبادرات

• مساعدة التنفيذيين في المشاريع الجارية، بما في ذلك جمع البيانات، والبحث، وإعداد التقارير، وتتبع الإنجازات والمواعيد النهائية.
• التعاون مع الأقسام الأخرى لضمان التنفيذ الناجح والتوافق بين المبادرات متعددة الوظائف.

السرية والمهنية

• التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى مستوى من السرية، والتمييز، والنزاهة.
• الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترافية في جميع الاتصالات والتفاعلات، داخليًا وخارجيًا.