مساعد تنفيذي

Yaz Marketing

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي استباقي ومنظم للغاية لدعم الإدارة العليا في العمليات اليومية، الجدولة، التواصل، والمهام الإدارية. المرشح المثالي يهتم بالتفاصيل، محترف، وقادر على إدارة أولويات متعددة بكفاءة.

• إدارة وتحسين الجدول اليومي للرئيس التنفيذي، بما في ذلك إدارة التقويم الاستباقية، تنسيق الاجتماعات، وتحديد أولويات المهام العاجلة.
• إعداد تقارير عالية الجودة، عروض تقديمية، أجندات الاجتماعات، محاضر، وتواصلات للمتابعة.
• أن تكون بوابة استراتيجية ووسيط بين الرئيس التنفيذي، الفرق الداخلية، العملاء، أصحاب المصلحة الخارجيين، والشركاء.
• الحفاظ على سرية صارمة وإدارة المعلومات الحساسة بأقصى قدر من التقدير.
• دعم سير العمل لإدارة المشاريع، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية ومتابعة المهام الحرجة.
• إعداد الاتصالات والمراسلات المهنية نيابة عن الرئيس التنفيذي.
• تنظيم ترتيبات السفر المعقدة، التأشيرات، الجداول الزمنية، والإقامة.
• المساعدة في المبادرات التشغيلية عبر نمو أعمال ياز ميديا، التسويق، الإنتاج، وأنشطة اكتساب العملاء الجدد.
• التنسيق مع الموردين، مقدمي الخدمات، والجهات التجارية الرئيسية.
• مراقبة وإدارة المتابعات المتعلقة بالشؤون القانونية، التحصيلات المالية، العقود، وعلاقات البائعين.
• المساعدة الشخصية.
• إدارة الجدول الشخصي للرئيس التنفيذي، المواعيد، والمهام لضمان التكامل السلس بين الالتزامات الشخصية والمهنية.
• التعامل مع حجوزات السفر الشخصية، وحجوزات الفنادق، واللوجستيات.
• المساعدة في التنسيق المتعلق بالعائلة، بما في ذلك الفعاليات، الجداول، والدعم الإداري.
• الإشراف على المشتريات الشخصية، ترتيبات المنزل، والطلبات العاجلة.
• تقديم دعم موثوق وسري لضمان بقاء الرئيس التنفيذي مركزاً على الأولويات ذات التأثير العالي.
• توقع احتياجات الرئيس التنفيذي بشكل استباقي وإعداد المواد، والإحاطات، والرؤى مسبقاً.
• المساعدة في بناء وصيانة دفاتر التشغيل الداخلية، العمليات، والأنظمة لتحسين التفويض وتدفق العمل.
• المساعدة في تتبع المقاييس الرئيسية، أداء الفريق، وتقدم المشاريع.
• تقديم بحث خفيف وتحضير للاجتماعات، المفاوضات، والنقاشات الاستراتيجية.
• دعم عملية توظيف الموظفين الجدد، الشركاء، ومقدمي الخدمات.

• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي، مساعد شخصي، أو في دور دعم إداري رفيع، ويفضل أن يكون ذلك لدعم رئيس تنفيذي، مؤسس، أو فريق إداري.
• قدرات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع مهام متعددة بعقلية استباقية.
• مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة (اللغة الإنجليزية مطلوبة؛ العربية ميزة قوية).
• متمرس في التكنولوجيا: بارع في استخدام Google Workspace، أدوات الإنتاجية، منصات إدارة التقويم، وبرامج إدارة المشاريع.
• سرية مطلقة وقدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة باحترافية.
• مفكر استباقي وموجه نحو الحلول مع اهتمام حاد بالتفاصيل.
• القدرة على الازدهار في بيئة سريعة النمو وإدارة الأولويات المتغيرة.
• مقرها في دبي، مع مرونة للسفر العرضي وساعات العمل الممتدة، حسب الحاجة.
• عرض احترافي ومهارات شخصية قوية.