مساعد تنفيذي

Client of hirelebanese

المساعد الشخصي (PA) للمدير التنفيذي سيكون مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري والتنظيمي والاستراتيجي على مستوى عالٍ للمدير التنفيذي لشركة تأمين رائدة في عمان. ستضمن هذه الوظيفة الإدارة الفعالة لمكتب المدير التنفيذي، بما في ذلك الجدولة، والمراسلات، والتفاعل مع أصحاب المصلحة، وتنسيق المبادرات الرئيسية. سيعمل المساعد الشخصي كشريك موثوق، مع الحفاظ على السرية والاحترافية بينما يمكّن المدير التنفيذي من التركيز على الأولويات الاستراتيجية.



المسؤوليات الرئيسية:

إدارة تقويم المدير التنفيذي، جدولة الاجتماعات، تنسيق السفر واللوجستيات، ومرافقة المدير التنفيذي في رحلات العمل أو الارتباطات الخارجية عند الحاجة لتقديم الدعم على الأرض.

التعامل مع جميع المراسلات الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني، الرسائل، التقارير، العروض التقديمية)، وصياغة و
;rاجعة الوثائق حسب الحاجة.
;r> العمل كنقطة الاتصال الأولى بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين، بما في ذلك الجهات التنظيمية، وأعضاء المجلس، وقادة الصناعة، وشركاء الأعمال.
;r> إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وتدوين المحاضر، ومتابعة عناصر العمل لضمان التنفيذ في الوقت المناسب.
;r> تنسيق ودعم إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق الاستراتيجية لاجتماعات المجلس، والجهات التنظيمية، وأصحاب المصلحة الخارجيين.
;r> ضمان توثيق صحيح وأرشفة السجلات السرية، والعقود، والاتفاقيات.
;r> التواصل مع التنفيذيين الكبار ورؤساء الأقسام لضمان التوافق والتسليم في الوقت المحدد للأولويات التجارية.
;r> مراقبة المواعيد النهائية، والالتزامات، والنتائج لضمان استعداد المدير التنفيذي جيدًا لجميع الارتباطات.
;r> دعم أنشطة الحوكمة المؤسسية بما في ذلك الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية (خصوصًا داخل قطاع التأمين).
;r> إدارة عمليات المكتب المتعلقة بمكتب المدير التنفيذي، بما في ذلك الميزانيات، وطلبات الشراء، والتفاعل مع البائعين حسب الحاجة.
;r> تمثيل مكتب المدير التنفيذي بطريقة احترافية، مع الحفاظ على التقدير، والسرية، والنزاهة في جميع الأوقات.
;r>
المؤهلات التعليمية

درجة البكالوريوس أو الماجستير في إدارة الأعمال، أو الدراسات القانونية، أو مجال ذي صلة (BSc أو MSc).
;r> الشهادات المهنية (مثل، مساعد تنفيذي، إدارة المكتب، الحوكمة المؤسسية) ستكون ميزة إضافية.
;r>
الخبرة:


الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة المثبتة كمساعد تنفيذي، مساعد شخصي، أو مدير مكتب، ويفضل أن يكون ذلك داخل شركة تأمين، أو إعادة تأمين أو قطاع الخدمات المالية.
;r> خبرة في العمل عن كثب مع التنفيذيين من مستوى C، والمجالس، والسلطات التنظيمية.
;r> سجل حافل في إدارة جداول زمنية معقدة، ومراسلات، واجتماعات عالية المستوى.
;r>
المهارات الرئيسية & الكفاءات:

مهارات تنظيمية قوية وقدرة على تعدد المهام مع اهتمام ممتاز بالتفاصيل.
;r> مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة بالإنجليزية والعربية.
;r> مستوى عالٍ من التقدير والقدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
;r> مهارات بين شخصية قوية مع القدرة على التفاعل مع أصحاب المصلحة على جميع المستويات.
;r> إجادة متقدمة في مجموعة MS Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
;r> القدرة على صياغة، ومراجعة، وتصحيح المراسلات والتقارير المهنية.
;r> عقلية استباقية، وموارد، وموجهة نحو الحلول.
;r> فهم قوي للحوكمة المؤسسية، والامتثال، وآداب الأعمال، خاصة في قطاع التأمين والخدمات المالية.