مساعد تنفيذي

Client of Talentmate

يلعب مساعد تنفيذي دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة في مكتب تنفيذي. تتطلب هذه الوظيفة محترفًا يمكنه التعامل مع المواقف عالية الضغط ويمتلك قدرات متعددة المهام. يكون مساعد التنفيذي مسؤولًا عن تقديم الدعم للمديرين التنفيذيين من خلال إدارة جداولهم، والاتصالات، والمشاريع الخاصة. يجب أن يتمتع المرشح الناجح بمهارات تنظيم ممتازة، وقدرة قوية على تحديد أولويات المهام، ومهارات تواصل بارزة. تتطلب الوظيفة شخصًا استباقيًا، ومرنًا، ويمكنه العمل بشكل مستقل لزيادة كفاءة أنشطة التنفيذي. يعمل مساعد التنفيذي كشريك استراتيجي للتنفيذي، وغالبًا ما يتخذ قرارات في غيابه ويتعامل مع المعلومات السرية بأقصى قدر من السرية.

المسؤوليات

• إدارة وصيانة جداول التنفيذيين بمهنية وسرية.
• تسهيل التواصل بين التنفيذيين والموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين بفعالية.
• تنسيق الاجتماعات، بما في ذلك اللوجستيات، والمواد، وإعداد الوثائق.
• تنظيم ترتيبات السفر، بما في ذلك النقل، والإقامة، والمخططات.
• تقديم الدعم كحلقة وصل لفرق الإدارة العليا ودوائر أخرى.
• الإشراف على المشاريع والمبادرات الخاصة من البداية حتى الانتهاء.
• الحفاظ على سجلات شاملة ودقيقة وأنظمة أرشفة.
• فرز وتوجيه المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والمراسلات الأخرى.
• إعداد التقارير، والمذكرات، والعروض التقديمية للمراجعة التنفيذية.
• المساعدة في إدارة الميزانية، بما في ذلك إعداد التقديرات المالية.
• التعامل مع جميع الوظائف الإدارية لدعم أولويات المستوى التنفيذي.
• المساعدة في صياغة وتنفيذ الاتصالات التنفيذية.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
• خبرة مثبتة كمساعد تنفيذي أو في دور إداري مشابه.
• إجادة قوية لبرامج المكتب، بما في ذلك مجموعة Microsoft Office وأدوات الجدولة.
• مهارات تنظيم ممتازة مع اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
• مهارات إدارة الوقت متفوقة والقدرة على إدارة مهام متعددة في وقت واحد.
• مهارات تواصل استثنائية سواء كتابيًا أو شفهيًا، مع سلوك مهني.
• السرية والخصوصية عند التعامل مع المعلومات الحساسة والقضايا.
• مهارات مثبتة في حل المشكلات وعقلية استباقية.
• القدرة على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من الإشراف، وقابلية التكيف مع الأولويات المتغيرة.